Oprettelse af et Pareto-diagram i Excel

Pareto-princippet, opkaldt efter den italienske økonom Vilfredo Pareto, fastslår det 80 % af problemerne kan skyldes 20 % af årsagerne. Princippet kan være meget nyttig eller endda livreddende information, når du skal vælge, hvilket af de mange problemer, der skal løses først, eller hvis elimineringen af ​​problemer kompliceres af ydre omstændigheder.

For eksempel er du lige blevet bedt om at lede et team, der har svært ved at arbejde på et projekt, for at pege dem i den rigtige retning. Du spørger teammedlemmer, hvad der var deres vigtigste forhindringer for at nå deres mål og mål. De laver en liste, som du analyserer og finder ud af, hvad der var hovedårsagerne til hvert af de problemer, som teamet stødte på, og forsøger at se fællestræk.

Alle opdagede årsager til problemer er arrangeret i henhold til hyppigheden af ​​deres forekomst. Ser man på tallene, finder man ud af, at manglen på kommunikation mellem projektgennemførere og projektinteressenter er årsagen til de 23 største problemer, som teamet står over for, mens det næststørste problem er adgang til de nødvendige ressourcer (computersystemer, udstyr osv.). .). .) resulterede i kun 11 associerede komplikationer. Andre problemer er isolerede. Det er klart, at ved at løse kommunikationsproblemet kan en enorm procentdel af problemerne elimineres, og ved at løse problemet med adgang til ressourcer kan næsten 90% af forhindringerne på teamets vej løses. Ikke alene har du fundet ud af, hvordan du hjælper teamet, du har lige lavet en Pareto-analyse.

At udføre alt dette arbejde på papir vil sandsynligvis tage en vis tid. Processen kan accelereres kraftigt ved hjælp af Pareto-diagrammet i Microsoft Excel.

Pareto-diagrammer er en kombination af et linjediagram og et histogram. De er unikke ved, at de normalt har én vandret akse (kategoriakse) og to lodrette akser. Diagrammet er nyttigt til prioritering og sortering af data.

Min opgave er at hjælpe dig med at forberede data til Pareto-diagrammet og derefter oprette selve diagrammet. Hvis dine data allerede er forberedt til Pareto-diagrammet, kan du fortsætte til anden del.

I dag vil vi analysere en problematisk situation i en virksomhed, der regelmæssigt refunderer medarbejderne udgifter. Vores opgave er at finde ud af, hvad vi bruger mest på og forstå, hvordan vi kan reducere disse omkostninger med 80 % ved hjælp af en hurtig Pareto-analyse. Vi kan finde ud af, hvilke omkostninger der tegner sig for 80 % af tilbagebetalingerne og forhindre høje omkostninger i fremtiden ved at ændre politikken til at bruge engrospriser og diskutere medarbejderomkostninger.

Del XNUMX: Forbered data til Pareto-diagrammet

1. Organiser dine data. I vores tabel er der 6 kategorier af kontant kompensation og beløb krævet af medarbejdere.
2. Sorter dataene i faldende rækkefølge. Kontroller, at kolonner er valgt А и Вat sortere rigtigt.
3. Kolonnesum beløb (antal udgifter) beregnes ved hjælp af funktionen SUM (SUM). I vores eksempel, for at få det samlede beløb, skal du tilføje cellerne fra V3 til V8.

genvejstaster: Vælg en celle for at summere en række værdier B9 og tryk Alt+=. Det samlede beløb vil være $12250.

3. 
4. Opret en kolonne Akkumuleret beløb (akkumuleret beløb). Lad os starte med den første værdi $ 3750 i cellen B3. Hver værdi er baseret på værdien af ​​den forrige celle. I en celle C4 typen = C3 + B4 og tryk Indtast.
5. For automatisk at udfylde de resterende celler i en kolonne, skal du dobbeltklikke på autofyld-håndtaget.
6. Opret derefter en kolonne Akkumulerede % (kumulativ procentdel). For at udfylde denne kolonne kan du bruge summen af ​​området beløb og værdier fra kolonne Akkumuleret beløb. I formellinjen for en celle D3 indtaste =C3/$B$9 og tryk Indtast. Symbol $ opretter en absolut reference, således at sumværdien (cellereference B9) ændres ikke, når du kopierer formlen ned.
7. Dobbeltklik på autofyldmarkøren for at udfylde kolonnen med en formel, eller klik på markøren og træk den hen over datakolonnen.
8. Nu er alt klar til at begynde at bygge Pareto-diagrammet!

Anden del: Opbygning af et Pareto-diagram i Excel

1. Vælg dataene (i vores eksempel celler fra A2 by D8).
2. Presse Alt + F1 på tastaturet for automatisk at oprette et diagram ud fra de valgte data.
3. Højreklik i diagramområdet, og klik på den menu, der vises Vælg data (Vælg Data). En dialogboks vises Valg af datakilde (Vælg Datakilde). Vælg linje Akkumuleret beløb og tryk Fjern (Fjerne). Derefter OK.
4. Klik på grafen og brug piletasterne på dit tastatur til at flytte mellem dens elementer. Når en række data er valgt Akkumulerede %, som nu falder sammen med kategoriaksen (vandret akse), højreklik på den og vælg Skift diagramtypen for en serie (Skift diagramserietype). Nu er denne serie af data svær at se, men mulig.
5. En dialogboks vises Skift diagramtypen (Skift diagramtype), vælg linjediagram.
6. Så vi fik et histogram og en flad linjegraf langs den vandrette akse. For at vise relief af en linjegraf, har vi brug for en anden lodret akse.
7. Højreklik på en række Akkumulerede % og klik på i menuen, der vises Dataserieformat (Format dataserie). Dialogboksen med samme navn vises.
8. I sektion Rækkeindstillinger (Serieindstillinger) vælg Lille akse (Sekundær akse), og tryk på knappen Luk (Tæt).
9. Procentaksen vises, og diagrammet bliver til et fuldgyldigt Pareto-diagram! Nu kan vi drage konklusioner: Hovedparten af ​​omkostningerne er studieafgifter (uddannelsesgebyrer), udstyr (hardware) og papirvarer (kontorartikler).

Med trin-for-trin instruktioner til opsætning og oprettelse af et Pareto-diagram i Excel ved hånden, kan du prøve det i praksis. Ved at anvende Pareto-analyse kan du identificere de væsentligste problemer og tage et væsentligt skridt hen imod at løse dem.