Indhold
Ofte står en Excel-bruger over for behovet for at fylde celler med data arrangeret i en vis logisk rækkefølge. Eller for eksempel at lave en prognose for, hvad værdien af en bestemt indikator vil være på et bestemt tidspunkt, hvis den nuværende tendens fortsætter. Nu behøver du ikke at kende snesevis af formler for alt dette. Et par museklik er nok, og problemet er løst. Det er alt sammen takket være autofuldførelse.
Denne funktion er fantastisk i sin bekvemmelighed. For eksempel giver det dig mulighed for hurtigt at liste kalendermåneder eller gøre det, så kun den 15. og den sidste dag i hver måned vises (for eksempel i regnskabsrapporter).
Hvordan kan du drage fordel af denne fantastiske funktion?
I nederste højre hjørne er der en firkant, ved at trække den kan du fortsætte rækken af værdier, hvor der er et bestemt mønster. For eksempel, hvis den første dag er mandag, kan du ved at udføre denne simple operation sætte værdier i følgende linjer: tirsdag, onsdag, torsdag, fredag og så videre.
Hvis der er et sæt værdier i en celle som 1,2,4, så ved at vælge dem alle og trække boksen ned, kan du fortsætte nummerserien op til 8, 16, 32 og så videre. Dette giver dig mulighed for at reducere tidsomkostningerne markant.
På samme måde oprettes en liste med månedsnavne.
Og sådan ser det ud at bruge autofuldførelse til en aritmetisk progression. I vores eksempel bruger vi to celler med værdier på henholdsvis 1,3, og derefter fortsætter autofuldførelse nummerserien.
Desuden fungerer receptionen, selvom nummeret er inde i teksten. Hvis du for eksempel skriver “1 quarter” og trækker boksen ned, får du følgende.
Faktisk er det alt det grundlæggende, du har brug for at vide. Men hvis du vil mestre færdighederne i at arbejde med Excel mere professionelt, kan du sætte dig ind i nogle chips og tricks.
Brug af Autofuldfør dataliste
At lave en liste over måneder eller ugedage er selvfølgelig ikke alt, hvad Excel kan. Lad os sige, at vi har en liste over byer, hvor vores virksomhed har etableret servicecentre. Først skal du skrive hele listen ned i punktet "Skift lister", som kan tilgås via menusekvensen Fil – Indstillinger – Avanceret – Generelt – Rediger lister.
Derefter vises et vindue med en liste over lister, der automatisk er indbygget i Excel.
Dem er der ikke mange af her. Men denne misforståelse kan let rettes. For at gøre dette er der et højre vindue, hvor den korrekte rækkefølge af værdier uXNUMXbuXNUMXbis er skrevet. Optagelse kan ske på to måder, både med kommaer og i en kolonne. Hvis der er mange data, kan de importeres. På denne måde kan du spare en masse tid.
Hvad skal der til? Først skal du oprette en liste over byer et sted i dokumentet, og derefter bare lave et link til den i feltet nedenfor.
Listen er nu oprettet og kan bruges til at udfylde alle de andre celler.
Ud over lister i tekstformat gør Excel det muligt at oprette numeriske sekvenser, samt en liste over datoer arrangeret efter et bestemt mønster. Allerede i begyndelsen af dette materiale blev en af måderne at bruge det på givet, men dette er et primitivt niveau. Du kan bruge dette værktøj mere fleksibelt, som et rigtigt es.
Først vælger vi de nødvendige sekvensværdier (en eller flere) sammen med den del af området, der skal bruges til listen. Dernæst finder vi knappen "Fyld" på toppanelet, og i menuen, der vises, skal du klikke på knappen "Progression".
Derefter vises et vindue med indstillinger.
I dens venstre del er der radioknapper, hvormed du kan indstille placeringen af den fremtidige sekvens: efter rækker eller kolonner. I det første tilfælde vil listen gå ned, og i det andet vil den gå til højre.
Umiddelbart til højre for placeringsindstillingen er et panel, hvor du kan vælge typen af numerisk sekvens. Der er flere muligheder at vælge imellem:
- Aritmetik. Værdien i hver næste celle er et vist tal større end den forrige. Dens værdi bestemmes af indholdet af feltet "Trin".
- Geometrisk. Hver efterfølgende værdi er flere gange større end den foregående. Hvor meget afhænger helt af, hvilket trin brugeren har angivet.
- Datoer. Med denne mulighed kan brugeren oprette en sekvens af datoer. Hvis du vælger denne type, aktiveres yderligere indstillinger for måleenheden. De tages i betragtning, når rækkefølgen opstilles: dag, arbejdsdag, måned, år. Så hvis du vælger punktet "arbejdsdag", vil weekender ikke blive inkluderet på listen.
- Autofuldførelse. Denne mulighed svarer til at trække i nederste højre hjørne. Med enkle ord bestemmer Excel selv, om den skal fortsætte nummerrækken, eller det er bedre at lave en længere liste. Hvis du angiver værdierne 2 og 4 på forhånd, vil de næste indeholde tallene 6, 8 og så videre. Hvis du før det udfylder flere celler, vil funktionen "lineær regression" blive brugt (dette er en meget interessant mulighed, der giver dig mulighed for at bygge en prognose baseret på den eksisterende trend).
I bunden af denne dialogboks er der, som du allerede kan se, to muligheder: trinstørrelsen, som er beskrevet ovenfor, og grænseværdien.
Efter at have fuldført alle operationer, skal du trykke på knappen "OK". På samme måde oprettes en liste over arbejdsdage for en bestemt periode (for eksempel indtil 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Og brugeren behøver ikke at lave et stort antal unødvendige bevægelser!
Det er det, opsætningen er færdig. Lad os nu se på nogle mere professionelle autofuldførelsesmetoder.
Brug af musen
Dette er den mest bekvemme måde at autofuldføre på, hvilket giver dig mulighed for elegant at udføre selv de mest komplekse operationer. Der er to muligheder for, hvordan det kan bruges: ved at bruge venstre museknap eller den højre. For eksempel er opgaven at lave en liste over tal arrangeret i stigende rækkefølge, hvor hver næste værdi stiger med én. Normalt til dette indtastes en enhed i den første celle og en toer i den anden, hvorefter de trækker boksen i nederste højre hjørne. Men det er muligt at nå dette mål ved en anden metode - ved blot at udfylde den første celle. Så skal du trække den ned fra nederste højre hjørne. Derefter vises en knap i form af en firkant. Du skal klikke på det og vælge "Fyld" elementet.
Du kan også bruge funktionen "Udfyld kun formater", hvormed du kun kan udvide celleformater.
Men der er en hurtigere metode: Hold Ctrl-knappen nede, mens du trækker cellen parallelt.
Sandt nok er det kun egnet til autofuldførelse af talsekvenser. Hvis du prøver at trække dette trick med data af en anden type, vil værdierne uXNUMXbuXNUMXb simpelthen blive kopieret ind i følgende celler.
Der er en måde at fremskynde opkaldet af kontekstmenuen. For at gøre dette skal du trække boksen ved at holde højre museknap nede.
Derefter vises et sæt kommandoer. Så du kan åbne en dialogboks med yderligere autofuldførelsesindstillinger ved at klikke på menupunktet "Progression". Men der er én begrænsning. Den maksimale sekvenslængde i dette tilfælde vil være begrænset til den sidste celle.
For at autofuldførelsen kan udføres op til den ønskede værdi (et bestemt tal eller dato), skal du trykke på højre museknap, efter at have rettet markøren til boksen, og trække markøren ned. Markøren vender derefter tilbage. Og det sidste trin er at slippe musen. Som følge heraf vises en kontekstmenu med indstillinger for autofuldførelse. Vælg en progression. Her er kun én celle valgt, så du skal angive alle autofyld-parametrene i indstillingerne: retning, trin, grænseværdi og trykke på OK-knappen.
En særlig interessant Excel-funktion er den lineære og eksponentielle tilnærmelse. Det gør det muligt at bygge en prognose for, hvordan værdierne vil ændre sig, baseret på det eksisterende mønster. For at lave en prognose skal du som regel bruge specielle Excel-funktioner eller udføre komplekse beregninger, hvor værdierne af den uafhængige variabel erstattes. Det er meget nemmere at demonstrere dette eksempel i praksis.
For eksempel er der en dynamik af en indikator, hvis værdi stiger med det samme tal hver periode.
Det er meget nemmere at forstå, hvordan værdier forudsiges med en lineær tendens (når hver næste indikator stiger eller falder med en vis værdi). Standard Excel-funktioner er velegnede til dette, men det er bedre at tegne en graf, der viser trendlinjen, funktionens ligning og den forventede værdi for større klarhed.
For at finde ud af, hvad den forudsagte indikator vil være i numeriske termer, skal du, når du beregner, tage regressionsligningen som grundlag (eller direkte bruge formlerne indbygget i Excel). Som et resultat vil der være en masse handlinger, som ikke alle kan forstå med det samme.
Men lineær regression giver dig mulighed for helt at opgive komplekse formler og plotning. Bare brug autofuldførelse. Brugeren tager en række data, som en prognose er baseret på. Dette sæt celler er valgt, derefter trykkes på højre museknap, som du skal bruge for at trække området med det nødvendige antal celler (afhængigt af afstanden til det punkt i fremtiden, som den forudsagte værdi beregnes for). En kontekstmenu vises, hvor du skal vælge punktet "Lineær tilnærmelse". Det er det, en prognose opnås, der ikke kræver særlige matematiske færdigheder, plotning eller udledning af formler.
Hvis indikatorerne stiger i hver periode med en vis procentdel, så taler vi om eksponentiel vækst. For eksempel er forudsigelse af dynamikken i en epidemi eller forudsigelse af renter på et bankindskud baseret på netop et sådant mønster.
Der er ingen mere effektiv metode til at forudsige eksponentiel vækst end den, vi har beskrevet.
Brug af musen til at udfylde datoer automatisk
Ofte er det nødvendigt at øge den allerede eksisterende liste over datoer. For at gøre dette tages en dato og trækkes i nederste højre hjørne med venstre museknap. Et firkantet ikon vises, hvor du kan vælge påfyldningsmetode.
For eksempel, hvis en revisor bruger et regneark, vil muligheden "ugedage" passe ham. Dette element vil også være nødvendigt af andre specialister, der skal lave daglige planer, for eksempel HR.
Og her er en anden mulighed, hvordan man implementerer automatisk udfyldning af datoer med musen. Eksempelvis skal en virksomhed betale løn den 15. og den sidste dag i måneden. Dernæst skal du indtaste to datoer, strække dem ned og vælge påfyldningsmetoden "efter måneder". Dette kan gøres enten ved at klikke med venstre museknap på firkanten i nederste højre hjørne, eller ved at bruge højre knap, efterfulgt af et automatisk opkald til kontekstmenuen.
Vigtig! Den 15. er tilbage, uanset måneden, og den sidste er automatisk.
Med højre museknap kan du justere forløbet. Lav for eksempel en liste over arbejdsdage i år, som stadig vil være op til 31. december. Hvis du bruger autofyld med højre museknap eller gennem menuen, som kan tilgås gennem firkanten, så er der mulighed for “Instant fill”. For første gang har udviklere leveret denne funktion i Excel 2013. Det er nødvendigt, at cellerne udfyldes efter et bestemt mønster. Dette vil give dig mulighed for at spare en masse tid.
konklusioner
Faktisk er det alt. Autofuldførelse er en meget nyttig funktion, der hjælper dig med at automatisere mange arbejdsgange og lave forudsigelser baseret på mønstre. Der kræves ingen yderligere formler eller beregninger. Det er nok at trykke på et par knapper, og resultaterne vises som ved et trylleslag.