Indhold
Excel har en kraftfuld, men samtidig meget sjældent brugt, evne til at skabe automatiske sekvenser af handlinger ved hjælp af makroer. En makro er en ideel udvej, hvis du har at gøre med den samme type opgave, som gentages mange gange. For eksempel databehandling eller dokumentformatering efter en standardiseret skabelon. I dette tilfælde behøver du ikke kendskab til programmeringssprog.
Er du allerede nysgerrig efter, hvad en makro er, og hvordan den fungerer? Så gå dristigt videre - så vil vi trin for trin gøre hele processen med at oprette en makro med dig.
Hvad er makro?
En makro i Microsoft Office (ja, denne funktion fungerer på samme måde i mange applikationer i Microsoft Office-pakken) er en programkode i et programmeringssprog Visual Basic til applikationer (VBA) gemt inde i dokumentet. For at gøre det mere overskueligt kan et Microsoft Office-dokument sammenlignes med en HTML-side, så er en makro en analog af Javascript. Hvad Javascript kan med HTML-data på en webside er meget lig hvad en makro kan gøre med data i et Microsoft Office-dokument.
Makroer kan gøre næsten alt, hvad du vil i et dokument. Her er nogle af dem (en meget lille del):
- Anvend stilarter og formatering.
- Udfør forskellige handlinger med numeriske og tekstdata.
- Brug eksterne datakilder (databasefiler, tekstdokumenter osv.)
- Opret et nyt dokument.
- Gør alt ovenstående i enhver kombination.
Oprettelse af en makro – et praktisk eksempel
Lad os for eksempel tage den mest almindelige fil CSV. Dette er en simpel 10×20 tabel fyldt med tal fra 0 til 100 med overskrifter til kolonner og rækker. Vores opgave er at omdanne dette datasæt til en præsentabelt formateret tabel og generere totaler i hver række.
Som allerede nævnt er en makro kode skrevet i programmeringssproget VBA. Men i Excel kan du lave et program uden at skrive en linje kode, hvilket vi vil gøre lige nu.
For at oprette en makro skal du åbne Specifikation (Skriv) > Makroer (Makro) > Optag makro (Makrooptagelse...)
Giv din makro et navn (ingen mellemrum) og klik OK.
Fra dette øjeblik registreres ALLE dine handlinger med dokumentet: ændringer i celler, rulning gennem tabellen, endda ændring af vinduets størrelse.
Excel signalerer, at makrooptagelsestilstanden er aktiveret to steder. Først på menuen Makroer (Makroer) – i stedet for en streng Optag makro (Optager en makro...) linje dukkede op Stop optagelse (Stop optagelsen).
For det andet i det nederste venstre hjørne af Excel-vinduet. Ikon Stands (lille firkant) angiver, at makrooptagelsestilstanden er aktiveret. Hvis du klikker på den, stopper optagelsen. Omvendt, når optagetilstanden ikke er aktiveret, er der et ikon for at aktivere makrooptagelse på dette sted. Hvis du klikker på den, får du det samme resultat som at slå optagelsen til via menuen.
Nu hvor makrooptagelsestilstanden er aktiveret, lad os komme til vores opgave. Lad os først og fremmest tilføje overskrifter til oversigtsdataene.
Indtast derefter formlerne i cellerne i overensstemmelse med navnene på overskrifterne (varianter af formlerne for engelsk og versioner af Excel er givet, celleadresser er altid latinske bogstaver og tal):
- =SUM(B2:K2) or =SUM(B2:K2)
- =MIDDEL(B2:K2) or =СРЗНАЧ(B2:K2)
- =MIN(B2:K2) or =MIN(B2:K2)
- =MAX(B2:K2) or =MAX(B2:K2)
- =MIDDEL(B2:K2) or =MIDDEL(B2:K2)
Vælg nu cellerne med formler og kopier dem til alle rækker i vores tabel ved at trække i autofyldhåndtaget.
Når du har gennemført dette trin, skal hver række have de tilsvarende totaler.
Dernæst vil vi opsummere resultaterne for hele tabellen, for dette laver vi et par flere matematiske operationer:
Henholdsvis:
- =SUM(L2:L21) or =SUM(L2:L21)
- =MIDDEL(B2:K21) or =СРЗНАЧ(B2:K21) – for at beregne denne værdi er det nødvendigt at tage nøjagtigt de indledende data i tabellen. Hvis du tager gennemsnittet af gennemsnittet for de enkelte rækker, bliver resultatet anderledes.
- =MIN(N2:N21) or =MIN(N2:N21)
- =MAX(O2:O21) or =MAX(O2:O21)
- =MIDDEL(B2:K21) or =MIDDEL(B2:K21) – vi overvejer at bruge de indledende data i tabellen af ovennævnte grund.
Nu hvor vi er færdige med beregningerne, lad os formatere noget. Lad os først indstille det samme datavisningsformat for alle celler. Vælg alle celler på arket, for at gøre dette skal du bruge tastaturgenvejen Ctrl + Aeller klik på ikonet Vælg alle, som er placeret i skæringspunktet mellem række- og kolonneoverskrifterne. Klik derefter Komma stil (Afgrænset format) fanen Home (Hjem).
Skift derefter udseendet af kolonne- og rækkeoverskrifter:
- Fed skrifttype.
- Center justering.
- Farvefyld.
Og endelig, lad os opsætte formatet for totalerne.
Sådan skal det se ud i sidste ende:
Hvis alt passer dig, skal du stoppe med at optage makroen.
Tillykke! Du har lige selv optaget din første makro i Excel.
For at bruge den genererede makro skal vi gemme Excel-dokumentet i et format, der understøtter makroer. Først skal vi slette alle data fra den tabel, vi har oprettet, dvs. gøre den til en tom skabelon. Faktum er, at vi i fremtiden, når vi arbejder med denne skabelon, vil importere de nyeste og relevante data til den.
For at rydde alle celler fra data skal du højreklikke på ikonet Vælg alle, som er placeret i skæringspunktet mellem række- og kolonneoverskrifterne, og vælg fra kontekstmenuen Slette (Slet).
Nu er vores ark fuldstændigt ryddet for alle data, mens makroen forbliver registreret. Vi skal gemme projektmappen som en makroaktiveret Excel-skabelon, der har udvidelsen XLTM.
En vigtig pointe! Hvis du gemmer filen med filtypenavnet XLTX, så virker makroen ikke i den. Du kan i øvrigt gemme projektmappen som en Excel 97-2003 skabelon, som har formatet XLT, den understøtter også makroer.
Når skabelonen er gemt, kan du trygt lukke Excel.
Kørsel af en makro i Excel
Før jeg afslører alle mulighederne for den makro, du har oprettet, synes jeg, det er rigtigt at være opmærksom på et par vigtige punkter vedrørende makroer generelt:
- Makroer kan være skadelige.
- Læs forrige afsnit igen.
VBA-kode er meget kraftfuld. Det kan især udføre handlinger på filer uden for det aktuelle dokument. For eksempel kan en makro slette eller ændre alle filer i en mappe Mine dokumenter. Af denne grund skal du kun køre og tillade makroer fra kilder, du har tillid til.
For at køre vores dataformateringsmakro skal du åbne skabelonfilen, vi oprettede i den første del af denne øvelse. Hvis du har standardsikkerhedsindstillinger, vil der vises en advarsel over tabellen, når du åbner en fil, om, at makroer er deaktiveret, og en knap til at aktivere dem. Da vi selv har lavet skabelonen, og vi stoler på os selv, trykker vi på knappen Aktivér indhold (Inkluder indhold).
Det næste trin er at importere det seneste opdaterede datasæt fra filen CSV (baseret på sådan en fil oprettede vi vores makro).
Når du importerer data fra en CSV-fil, kan Excel bede dig om at opsætte nogle indstillinger for at overføre dataene korrekt til tabellen.
Når importen er færdig, skal du gå til menuen Makroer (Makroer) fanen Specifikation (Se), og vælg en kommando Se makroer (Makro).
I dialogboksen, der åbnes, vil vi se en linje med navnet på vores makro Formater Data. Vælg det og klik Kør (Udfør).
Når makroen begynder at køre, vil du se tabelmarkøren hoppe fra celle til celle. Efter et par sekunder vil de samme handlinger blive udført med dataene som ved optagelse af en makro. Når alt er klar, skal tabellen se ud som originalen, som vi formaterede i hånden, kun med forskellige data i cellerne.
Lad os se under motorhjelmen: Hvordan fungerer en makro?
Som nævnt mere end én gang er en makro programkode i et programmeringssprog. Visual Basic til applikationer (VBA). Når du slår makrooptagelsestilstanden til, registrerer Excel faktisk hver handling, du foretager, i form af VBA-instruktioner. Enkelt sagt, Excel skriver koden for dig.
For at se denne programkode skal du bruge i menuen Makroer (Makroer) fanen Specifikation (se) klik Se makroer (Makroer), og klik i dialogboksen, der åbnes Redigere (Lave om).
Vinduet åbnes. Visual Basic til applikationer, hvor vi vil se programkoden for den makro, vi optog. Ja, du har forstået rigtigt, her kan du ændre denne kode og endda oprette en ny makro. De handlinger, vi udførte med tabellen i denne lektion, kan optages ved hjælp af automatisk makrooptagelse i Excel. Men mere komplekse makroer med finjusteret sekvens og handlingslogik kræver manuel programmering.
Lad os tilføje endnu et trin til vores opgave...
Forestil dig, at vores originale datafil data.csv oprettes automatisk af en eller anden proces og er altid gemt på disken samme sted. For eksempel, C:Datadata.csv – stien til filen med opdaterede data. Processen med at åbne denne fil og importere data fra den kan også optages i en makro:
- Åbn skabelonfilen, hvor vi gemte makroen − Formater Data.
- Opret en ny makro med navnet Indlæs Data.
- Mens du optager en makro Indlæs Data importere data fra fil data.csv – som vi gjorde i den forrige del af lektionen.
- Når importen er færdig, skal du stoppe med at optage makroen.
- Slet alle data fra celler.
- Gem filen som en makroaktiveret Excel-skabelon (XLTM-udvidelse).
Ved at køre denne skabelon får du således adgang til to makroer – den ene indlæser dataene, den anden formaterer dem.
Hvis du vil ind i programmering, kan du kombinere handlingerne fra disse to makroer til én – blot ved at kopiere koden fra Indlæs Data til begyndelsen af koden Formater Data.