Indhold
Datakonsolidering er en funktion i Excel, takket være hvilken brugere har mulighed for at kombinere data fra flere tabeller til én, samt kombinere ark, der er i samme eller forskellige filer til én.
Officielle krav til tabeller, der er nødvendige for at fuldføre konsolideringen
Muligheden kaldet "Konsolider" vil ikke fungere, hvis tabellerne ikke opfylder kravene. For at fuldføre datasammenfletningsproceduren skal du:
- tjek tabellen for tomme rækker/kolonner og slet dem, hvis der er nogen;
- brug de samme skabeloner;
- følg navnene på kolonnerne, de bør ikke afvige.
Grundlæggende konsolideringsmetoder i Excel
Når du samler data fra forskellige rapporter, tabeller, områder af samme type i én fælles fil, kan du bruge flere forskellige metoder. De to vigtigste metoder til at opsummere data vil blive diskuteret nedenfor: efter position og efter kategori.
- I den første variant er dataene i de oprindelige regioner i samme rækkefølge, som identiske etiketter er påført. Rul op efter position for at kombinere data fra 3-4 ark, der er baseret på samme skabelon, fx er regnskaber velegnede til at kontrollere denne metode.
- I den anden mulighed: dataene er i tilfældig rækkefølge, men har identiske etiketter. Konsolider efter kategori for at kombinere data fra flere regneark med forskellige layouts men identiske dataetiketter.
Vigtigt! Denne metode har meget til fælles med dannelsen af et pivotbord. Du kan dog omorganisere kategorier i en pivottabel.
- Der er også en tredje måde at kombinere data på – dette er konsolidering ved hjælp af formler. Sandt nok bruges det sjældent i praksis, på grund af det faktum, at det tager meget tid fra brugeren.
Trin-for-trin instruktioner til udførelse af konsolidering i Excel
Dernæst vil vi overveje den nemmeste og hurtigste måde at konsolidere på.
Så hvordan forbinder du flere borde:
- Først skal du oprette et nyt ark, hvorefter softwaren automatisk tilføjer det i højre side. Hvis det er nødvendigt, kan du trække arket til en anden placering (for eksempel til slutningen af listen) ved hjælp af venstre museknap.
- Det tilføjede ark, stå i cellen, som du skal arbejde med. Gå derefter til fanen "Data", find sektionen "Arbejd med data", klik på elementet kaldet "Konsolidering".
- Et lille indstillingsvindue vises på skærmen.
- Dernæst skal du vælge den passende funktion for at kombinere dataene.
- Når du har valgt en funktion, skal du gå til feltet "Link" ved at klikke inde i den. Her skal du vælge en række celler én efter én. For at gøre dette skal du først skifte til arket med den første plade.
- Vælg derefter pladen sammen med overskriften. Sørg for, at alt er gjort korrekt, og klik derefter på ikonet "Tilføj". Du kan i øvrigt selv opdatere/ændre koordinaterne ved hjælp af tastaturet, men det er ubelejligt.
- For at vælge et område fra et nyt dokument skal du først åbne det i Excel. Start derefter fletningsprocessen i den første bog og skift til den anden, vælg det relevante ark i den, og vælg derefter en bestemt del af cellerne.
- Som et resultat vil den første post blive dannet i "List of Ranges".
- Vend tilbage til feltet "Link", fjern alle oplysninger, som det indeholder, og tilføj derefter koordinaterne for de resterende plader til listen over områder.
- Marker afkrydsningsfelterne ud for følgende funktioner: "Top Row Labels", "Venstre kolonneværdier", "Generer links til kildedata".
- Klik derefter på “OK”.
- Excel vil udføre proceduren og oprette et nyt dokument i henhold til de indstillede parametre og de valgte funktioner.
I eksemplet blev linking valgt, så outputtet blev grupperet for at hjælpe med at vise/skjule detaljen.
Flere oplysninger om brug af områder, tilføjelse og fjernelse af links
- For at bruge det nye interval til datakonsolidering skal du vælge "Konsolider", klikke på "Link"-feltet og vælge området eller indsætte et link. Når du har klikket på knappen "Tilføj", vises linket på listen over områder.
- For at fjerne et link, vælg det og klik på "Fjern".
- For at ændre linket skal du vælge det på listen over områder. Den vises i feltet "Link", hvor den kan opdateres. Efter de udførte manipulationer skal du klikke på knappen "Tilføj". Fjern derefter den gamle version af det ændrede link.
Datakonsolidering hjælper med at kombinere den nødvendige information, der ikke kun er til stede i forskellige tabeller og ark, men også i andre filer (bøger). Blandeproceduren tager ikke meget tid og er let at starte ved hjælp af trinvise instruktioner.