Hvordan opretter man et Gantt-diagram i Excel?

Hvis du bliver bedt om at nævne de tre vigtigste komponenter i Microsoft Excel, hvilke vil du så nævne? Mest sandsynligt ark, hvorpå data er indtastet, formler, der bruges til at udføre beregninger, og diagrammer, med hvilke data af en anden karakter kan repræsenteres grafisk.

Jeg er sikker på, at enhver Excel-bruger ved, hvad et diagram er, og hvordan man opretter det. Der er dog en type diagram, der er indhyllet i uklarhed for mange – Gantt kort. Denne hurtige guide vil forklare hovedfunktionerne i et Gantt-diagram, fortælle dig, hvordan du laver et simpelt Gantt-diagram i Excel, fortælle dig, hvor du kan downloade avancerede Gantt-diagramskabeloner, og hvordan du bruger Project Management online-tjenesten til at oprette Gantt-diagrammer.

• Hvad er et Gantt-diagram?
• Hvordan opretter man et Gantt-diagram i Excel?
• Gantt diagram skabeloner

Hvad er et Gantt-diagram?

Gantt kort opkaldt efter Henry Gantt, en amerikansk ingeniør og ledelseskonsulent, der kom med diagrammet i 1910. Gantt-diagrammet i Excel repræsenterer projekter eller opgaver som en kaskade af vandrette søjlediagrammer. Gantt-diagrammet viser projektets nedbrudte struktur (start- og slutdatoer, forskellige relationer mellem opgaver inden for projektet) og hjælper dermed med at styre udførelsen af ​​opgaver i tide og efter de tilsigtede benchmarks.

Sådan opretter du et Gantt-diagram i Excel 2010, 2007 og 2013

Desværre tilbyder Microsoft Excel ikke en indbygget Gantt-diagramskabelon. Du kan dog hurtigt oprette en selv ved hjælp af søjlediagramfunktionaliteten og en lille smule formatering.

Følg disse trin omhyggeligt, og det vil ikke tage mere end 3 minutter at oprette et simpelt Gantt-diagram. I vores eksempler opretter vi et Gantt-diagram i Excel 2010, men det samme kan gøres i Excel 2007 og 2013.

Trin 1. Opret en projekttabel

Først og fremmest vil vi indtaste projektdataene i et Excel-ark. Skriv hver opgave på en separat linje og opbyg en projektnedbrydningsplan ved at specificere startdato (Start dato), eksamen (slutdato) og varighed (Varighed), det vil sige det antal dage, det tager at fuldføre opgaven.

Tip: Kun kolonnerne er nødvendige for at oprette et Gantt-diagram Start dato и Varighed. Men hvis du også opretter en kolonne Slutdato, så kan du beregne varigheden af ​​opgaven ved hjælp af en simpel formel, som ses i figuren nedenfor:

Trin 2. Byg et almindeligt Excel-søjlediagram baseret på kolonnedatabasen "Startdato".

Begynd at bygge et Gantt-diagram i Excel ved at oprette et simpelt stablet søjlediagram:

• Fremhæv et område Startdatoer sammen med kolonneoverskriften, er det i vores eksempel B1:B11. Det er nødvendigt kun at vælge celler med data og ikke hele kolonnen på arket.
• På fanen Avanceret indsatte (Indsæt) under Diagrammer, klik Indsæt søjlediagram (Bar).
• I den menu, der åbnes, i gruppen regeret (2-D Bar) klik Regnes Stablet (Stablet Bar).

Som et resultat bør følgende diagram vises på arket:

Bemærk: Nogle af de andre instruktioner til oprettelse af Gantt-diagrammer foreslår, at du først opretter et tomt søjlediagram og derefter udfylder det med data, som vi vil gøre i næste trin. Men jeg tror, ​​at den viste metode er bedre, fordi Microsoft Excel automatisk tilføjer en række data, og på denne måde sparer vi noget tid.

Trin 3: Tilføj varighedsdata til diagrammet

Dernæst skal vi tilføje endnu en dataserie til vores fremtidige Gantt-diagram.

1. Højreklik hvor som helst i diagrammet og klik i kontekstmenuen Vælg data (Vælg Data). En dialogboks åbnes Valg af datakilde (Vælg Datakilde). Som du kan se i figuren nedenfor, er kolonnedataene Startdato allerede tilføjet til feltet Forklaringselementer (rækker) (Legend Entries (Serie). Nu skal du tilføje kolonnedata her Varighed.
2. Klik på knappen Tilføj (Tilføj) for at vælge yderligere data (Varighed), der skal vises på Gantt-diagrammet.
3. I det åbne vindue Rækkeskifte (Rediger serie) gør dette:
   • I Rækkenavn (Serienavn) indtast "Varighed" eller et hvilket som helst andet navn, du ønsker. Eller du kan placere markøren i dette felt og derefter klikke på titlen på den tilsvarende kolonne i tabellen – titlen, der klikkes på, tilføjes som serienavn for Gantt-diagrammet.
   • Klik på ikonet for valg af område ved siden af ​​feltet Værdierne (Serieværdier).
4. Dialogvindue Rækkeskifte (Rediger serie) vil falde. Fremhæv data i en kolonne Varighedved at klikke på den første celle (i vores tilfælde er det D2) og træk ned til den sidste datacelle (D11). Sørg for, at du ikke ved et uheld vælger en overskrift eller en tom celle.
5. Tryk på ikonet for valg af område igen. Dialogvindue Rækkeskifte (Rediger serie) udvides igen, og felterne vises Rækkenavn (Serienavn) и Værdierne (Serieværdier). Klik på OK.
6. Vi går tilbage til vinduet igen Valg af datakilde (Vælg Datakilde). Nu i marken Forklaringselementer (rækker) (Legend Entries (Series) vi ser en serie Startdato og et tal Varighed. Bare klik OK, og dataene vil blive tilføjet til diagrammet.

Diagrammet skulle se nogenlunde sådan ud:

Trin 4: Tilføj opgavebeskrivelser til Gantt-diagrammet

Nu skal du vise en liste over opgaver i venstre side af diagrammet i stedet for tal.

1. Højreklik hvor som helst i plotteområdet (området med blå og orange striber), og klik i menuen, der vises, Vælg data (Vælg Data) for at få vist dialogboksen igen Valg af datakilde (Vælg Datakilde).
2. I venstre område af dialogboksen skal du vælge Startdato Og klik på Skift (Rediger) i det højre område af vinduet med titlen Vandrette akseetiketter (kategorier) (Horizontale (Kategori) Akselabels).
3. En lille dialogboks åbnes Akselmærker (Akselabels). Nu skal du vælge opgaver på samme måde som i det forrige trin, vi valgte data om varigheden af ​​opgaver (kolonnen Varigheder) – klik på ikonet for valg af rækkevidde, klik derefter på den første opgave i tabellen og træk markeringen med musen ned til sidste opgave. Husk at kolonneoverskriften ikke skal fremhæves. Når du har gjort det, skal du klikke på ikonet for valg af område igen for at få dialogboksen frem.
4. Dobbeltklik OKfor at lukke alle dialogbokse.
5. Slet diagramforklaringen - højreklik på den og klik i kontekstmenuen Fjern (Slet).

På dette tidspunkt skulle Gantt-diagrammet have opgavebeskrivelser i venstre side og se nogenlunde sådan ud:

Trin 5: Konvertering af et søjlediagram til et Gantt-diagram

På dette stadium er vores diagram stadig et stablet søjlediagram. For at få det til at ligne et Gantt-diagram, skal du formatere det korrekt. Vores opgave er at fjerne de blå streger, så kun de orange dele af graferne, som repræsenterer projektets opgaver, forbliver synlige. Teknisk set fjerner vi ikke de blå linjer, vi vil blot gøre dem gennemsigtige og derfor usynlige.

1. Klik på en hvilken som helst blå linje på Gantt-diagrammet, og alle vil blive valgt. Højreklik på valget og klik i kontekstmenuen Dataserieformat (Format dataserie).
2. Gør følgende i dialogboksen, der vises:
   • I sektion Fyld (Fyld) vælg Ingen udfyldning (Ingen fyld).
   • I sektion Border (Kantfarve) vælg ingen linjer (Ingen linje).

Bemærk: Luk ikke denne dialogboks, du skal bruge den igen i næste trin.

3. Opgaverne på Gantt-diagrammet, som vi byggede i Excel, er i omvendt rækkefølge. Det ordner vi om et øjeblik. Klik på listen over opgaver i venstre side af Gantt-diagrammet for at fremhæve kategoriaksen. En dialogboks åbnes Akseformat (Formater akse). I kapitel Akseparametre (Axis Options) marker afkrydsningsfeltet Omvendt rækkefølge af kategorier (Kategorier i omvendt rækkefølge), og luk derefter vinduet for at gemme dine ændringer. Som et resultat af de ændringer, vi lige har foretaget:
   • Opgaverne på Gantt-diagrammet er i den rigtige rækkefølge.
   • Datoerne på den vandrette akse er flyttet fra bunden til toppen af ​​diagrammet.

Diagrammet ligner et almindeligt Gantt-diagram, ikke? For eksempel ser mit Gantt-diagram nu sådan ud:

Trin 6. Tilpasning af Gantt-diagramdesignet i Excel

Gantt-diagrammet er allerede ved at tage form, men du kan tilføje et par ekstra detaljer for at gøre det virkelig stilfuldt.

1. Fjern den tomme plads i venstre side af Gantt-diagrammet

Når vi byggede et Gantt-diagram, indsatte vi blå søjler i begyndelsen af ​​diagrammet for at vise startdatoen. Nu kan tomrummet, der forbliver på deres plads, fjernes, og opgavestrimlerne kan flyttes til venstre, tættere på den lodrette akse.

• Højreklik på den første kolonneværdi Startdato i tabellen med kildedata, vælg i kontekstmenuen Celleformat > nummer > Generelt (Formater celler > Nummer > Generelt). Husk det nummer, du ser i feltet Prøve (Eksempel) er den numeriske repræsentation af datoen. I mit tilfælde dette nummer 41730. Som du ved, gemmer Excel datoer som tal svarende til antallet af dage dateret 1. januar 1900 før denne dato (hvor 1. januar 1900 = 1). Du behøver ikke at foretage ændringer her, bare klik annullering (Afbestille).
• På Gantt-diagrammet skal du klikke på en hvilken som helst dato over diagrammet. Et klik vil vælge alle datoerne, derefter højreklikke på dem og klik i kontekstmenuen Akseformat (Formater akse).
• På menuen parametre akse (Axis Options) ændre indstillingen Minimum (Minimum) tændt nummer (Fixed) og indtast det nummer, du huskede i det forrige trin.

2. Juster antallet af datoer på aksen i Gantt-diagrammet

Her i dialogboksen Akseformat (Format Axis), der blev åbnet i det forrige trin, skal du ændre parametrene Større opdelinger (Major united) и Mellemafdelinger (Mindre enhed) af nummer (fast) og indtast de ønskede værdier for intervallerne på aksen. Normalt gælder det, at jo kortere tidsrammer opgaverne i projektet har, desto mindre skal opdelingstrinnet på tidsaksen. For eksempel, hvis du vil vise hver anden dato, skal du indtaste 2 for parameter Større opdelinger (Større enhed). Hvilke indstillinger jeg lavede – du kan se på billedet nedenfor:

Tip: Leg med indstillingerne, indtil du får det ønskede resultat. Vær ikke bange for at gøre noget forkert, du kan altid vende tilbage til standardindstillingerne ved at indstille indstillingerne til Automatisk (Auto) i Excel 2010 og 2007 eller ved at klikke Nulstil (Nulstil) i Excel 2013.

3. Fjern det ekstra tomme mellemrum mellem striberne

Arranger opgavelinjerne på kortet mere kompakt, og Gantt-diagrammet vil se endnu bedre ud.

• Vælg de orange søjler på graferne ved at klikke på en af ​​dem med venstre museknap, højreklik derefter på den og i menuen, der vises, klik Dataserieformat (Format dataserie).
• I dialogboksen Dataserieformat (Format Data Series) sæt parameteren til overlappende rækker (Serie Overlap) værdi 100 % (skyderen flyttet helt til højre) og for parameteren Side frigang (Gap Width) værdi 0% eller næsten 0% (skyder hele vejen eller næsten helt til venstre).

Og her er resultatet af vores indsats – et simpelt, men ret præcist Gantt-diagram i Excel:

Husk, at et Excel-diagram, der er oprettet på denne måde, er meget tæt på et rigtigt Gantt-diagram, samtidig med at det bevarer al bekvemmeligheden ved Excel-diagrammer:

• Gantt-diagrammet i Excel vil ændre størrelse, når opgaver tilføjes eller fjernes.
• Skift startdatoen for opgaven (Startdato) eller dens varighed (Varighed), og tidsplanen vil straks automatisk afspejle de foretagne ændringer.
• Gantt-diagrammet oprettet i Excel kan gemmes som et billede eller konverteres til HTML-format og publiceres på internettet.

RÅD:

• Tilpas udseendet af dit Gantt-diagram ved at ændre udfyldningsindstillinger, kanter, skygger og endda bruge 3D-effekter. Alle disse muligheder er tilgængelige i dialogboksen. Dataserieformat (Format dataserie). For at kalde dette vindue skal du højreklikke på diagramlinjen i diagramplotområdet og klikke i kontekstmenuen Dataserieformat (Format dataserie).
• Hvis den skabte designstil er en fryd for øjet, så kan sådan et Gantt-diagram gemmes i Excel som en skabelon og bruges i fremtiden. For at gøre dette skal du klikke på diagrammet, åbne fanen Constructor (Design) og tryk Gem som skabelon (Gem som skabelon).

Download eksempel på Gantt-diagram

Gantt diagram skabelon i Excel

Som du kan se, er det slet ikke svært at bygge et simpelt Gantt-diagram i Excel. Men hvad nu hvis der kræves et mere komplekst Gantt-diagram, hvor opgaveskygge afhænger af procentdelen af ​​dets fuldførelse, og projektmilepæle er angivet med lodrette linjer? Selvfølgelig, hvis du er en af ​​de sjældne og mystiske skabninger, som vi respektfuldt kalder Excel-guruen, så kan du selv prøve at lave et sådant diagram.

Det vil dog være hurtigere og nemmere at bruge færdiglavede Gantt-diagramskabeloner i Excel. Nedenfor er en kort oversigt over flere projektledelse Gantt-diagramskabeloner til forskellige versioner af Microsoft Excel.

Microsoft Excel 2013 Gantt-diagramskabelon

Denne Gantt-diagramskabelon til Excel kaldes Projektplanlægger (Gantt Project Planner). Det er designet til at spore projektets fremskridt i forhold til forskellige målinger som f.eks Planlagt start (Planstart) и egentlig start (faktisk start), Planlagt varighed (Planvarighed) и Faktisk varighed (Faktisk Varighed), samt Procent fuldført (Procent fuldført).

I Excel 2013 er denne skabelon tilgængelig på fanen File (Felt) (Fil) i vinduet Opret (Ny). Hvis der ikke er nogen skabelon i dette afsnit, kan du downloade den fra Microsofts websted. Der kræves ingen yderligere viden for at bruge denne skabelon – klik på den og kom i gang.

Online skabelondiagram Ganta

Smartsheet.com tilbyder en interaktiv online Gantt Chart Builder. Denne Gantt-kortskabelon er lige så enkel og klar til brug som den forrige. Tjenesten tilbyder en 30-dages gratis prøveperiode, så du er velkommen til at tilmelde dig med din Google-konto og begynde at oprette dit første Gantt-diagram med det samme.

Processen er meget enkel: Indtast detaljerne for dit projekt i tabellen til venstre, og efterhånden som tabellen udfyldes, oprettes et Gantt-diagram til højre.

Gantt-diagramskabeloner til Excel, Google Sheets og OpenOffice Calc

På vertex42.com kan du finde gratis Gantt-diagramskabeloner til Excel 2003, 2007, 2010 og 2013, der også fungerer med OpenOffice Calc og Google Sheets. Du kan arbejde med disse skabeloner, ligesom du ville gøre med ethvert almindeligt Excel-regneark. Indtast blot en startdato og varighed for hver opgave og indtast % fuldført i kolonnen % fuldført. For at ændre datointervallet vist i Gantt-diagramområdet skal du flytte skyderen på rullepanelet.

Og endelig en anden Gantt-diagramskabelon i Excel til din overvejelse.

Projektleder Gantt diagram skabelon

En anden gratis Gantt-diagramskabelon tilbydes på professionalexcel.com og hedder "Project Manager Gantt Chart". I denne skabelon er det muligt at vælge en visning (dagligt eller standard ugentlig), afhængigt af varigheden af ​​de sporede opgaver.

Jeg håber, at mindst én af de foreslåede Gantt-diagramskabeloner vil passe til dine behov. Hvis ikke, kan du finde et stort udvalg af forskellige Gantt-diagramskabeloner på internettet.

Nu hvor du kender hovedfunktionerne i Gantt-diagrammet, kan du fortsætte med at lære det og lære, hvordan du opretter dine egne komplekse Gantt-diagrammer i Excel for at overraske din chef og alle dine kolleger 🙂