På Distancen på Universitetet for Praktisk Psykologi arbejder vi med forskellige metoder til selvorganisering og effektivisering. Herunder hvordan man prioriterer rigtigt.
Hvorfor prioritere.
Den første grund er indlysende: at gøre de vigtigste ting først. Den anden grund er mindre indlysende: så du til enhver tid ved præcis, hvilken forretning du laver nu. Så der er ikke noget valg, for det er i valgøjeblikket, at kaste, undskyldninger, tanker som "jeg skulle ind og drikke te" og så videre begynder.
Ned med at kaste, sæt prioriteter.
Jeg vil gerne dele min forfatters måde at prioritere på, denne metode vil du ikke læse om andre steder. Efter min mening er dette den mest effektive måde at prioritere på, men det har én ulempe. Det kræver viden om højere matematik til anden klasse, eller rettere evnen til at gange og dividere.
Så forestil dig det du har huskeliste. Lad mig skitsere et eksempel:
- Optag en video til webstedet
- Bestil et computerbord
- Besvar akutte e-mails
- Afmonter boksen i skabet
Nå, det er omtrent sådan en liste blev taget fra loftet af mig. Dernæst vil vi vurdere betydningen af hver enkelt sag. Betydningen vil bestå af tre parametre:
- Vigtighed Hvor vigtigt er det at gøre dette? Vil der ske noget forfærdeligt, hvis du beslutter dig for slet ikke at gøre det? Hvor meget afhænger af implementeringen?
- Uopsættelighed – Hvor hurtigt skal det gøres? Drop alt og bare gør det? Eller hvis du gør det inden for en uge, er det dybest set normalt?
- Kompleksitet – Hvor lang tid vil dette arbejde tage? Behøver jeg at forhandle og interagere med andre mennesker for at klare det? I hvor høj grad er det følelsesmæssigt og moralsk enkelt eller tværtimod komplekst og ubehageligt?
Vurder alle sager på disse tre parametre på en skala fra 1 til 10 i rækkefølge efter betydning-haster-sværhedsgrad. I sidste ende vil du ende med noget som dette:
- Optag en video til webstedet 8 6 7
- Bestil et computerbord 6 2 3
- Besvar akutte e-mails 7 9 2
- Afmonter boksen i skabet 2 2 6
Altså alle sager vurderes efter de tre kriterier Vigtighed-Haster-Kompleksitet, men indtil videre vil det ikke være muligt at prioritere, fordi det endnu ikke er klart, hvilke sager der skal sættes i første række, vigtige eller hastende? Eller måske de simpleste først, så de kan klares hurtigt og så de ikke distraherer?
At prioritere vi antager den ultimative betydning af hver enkelt sag.
Betydning = Vigtighed * Haster/kompleksitet
Multiplicer betydning med uopsættelighed og divider med kompleksitet. Helt i toppen vil vi således have ting, der er meget vigtige og meget presserende, samtidig med at de er meget enkle. Tja, omvendt. Og så bliver vores liste sådan her:
- Optag en video til webstedet 8 * 6 / 7 = 6.9
- Bestil computerbord 6 * 2 / 3 = 4.0
- Besvar akutte e-mails 7 * 9 / 2 = 31.5
- Adskil kassen i skabet 2 * 2 / 6 = 0.7
Jeg brugte en lommeregner til at beregne og afrundede værdierne til tiendedele, sådan nøjagtighed vil være ganske nok. Så nu ser vi, hvor nemt det er at arrangere tingene i prioriteret rækkefølge:
- Besvarelse af hastemails 31.5
- Lav en video til webstedet 6.9
- Bestil computerbord 4.0
- Afmonter boksen i skabet 0.7
Det bedste ved denne procedure er, at det ingen komplekse beslutninger påkrævet, er der en færdiglavet algoritme, som altid vil prioritere rigtigt. Din opgave er da kun at vurdere sagens betydning, hastende karakter og kompleksitet tilstrækkeligt teknikken tager over.
Prioriter på denne måde med listen, som du lavede i den forrige opgavefor at sikre, at det ikke kun er enkelt, men at den endelige liste er ganske fyldestgørende. I første omgang er de ting, der er virkelig rimelige at gøre i første omgang.