Indhold
Tidsstyring «Med det arbejde, jeg har, og jeg er fanget i et ubrugeligt møde»
Økomen Pilar Lloret forklarer i «30 minutters møder», hvordan man optimerer disse arbejdsaftaler maksimalt
Hvis du får besked om et nyt møde på arbejdspladsen, du snorker med skødesløshed og resignering, er der noget galt. Disse arbejdsaftaler bør være værktøjer til at forbedre vores professionelle arbejde, og mange gange ender de med at være spild af tid.
Denne situation - meget mere almindelig end den ser ud til - var det, der motiverede økonomen Pilar Lloret, specialiseret i forretnings- og risikoanalyse, til at skrive "30 minutters møder", en bog, hvor han gennem klare retningslinjer og råd foreslår en måde at øge effektiviteten af disse møder på og dermed opfylde sit mål.
Vi talte med forfatteren og bad hende nøglerne til at stoppe med at spilde tid og få mest muligt ud af de møder, vi er tvunget til at deltage i:
Hvorfor er organisationen så vigtig, når man planlægger et møde?
Hvis vi ikke har en god planlægning og organisation, vil målene ikke være klare, heller ikke de punkter, der skal diskuteres, eller den tilgængelige tid ... Derfor vil vi ukontrolleret varighed og vi vil ikke opfylde deltagernes forventninger. Vi kan blive frustrerede, og det vil være spild af alles tid.
Hvilke negative virkninger kan et møde have, der er dårligt planlagt, og hvor det ønskede formål ikke opnås?
Ud over omkostningerne i økonomisk henseende giver det en negativ opfattelse og modløshed blandt deltagerne. Og hvis denne situation fortsætter, er det let, at vi med tiden bliver stressede af at tænke "med det job, jeg har, og jeg skal deltage i et ubrugeligt møde."
Det har også en negativ effekt på deltagernes mening over for arrangøren, som i de fleste tilfælde normalt er en chef.
Hvorfor er 30 minutter det optimale tidspunkt for et mødes varighed?
30 minutter er den udfordring, som jeg stiller i bogen baseret på min egen erfaring med at organisere møder, der virker. Åbenbart der er møder, der skal bruge mere tid, andre, hvor dit mål kan tages endnu mindre, og naturligvis ved en eller anden lejlighed kan de 30 eller endda 60 minutter af selve mødet erstattes af et opkald eller en e-mail, for eksempel.
Hvordan fungerer figuren af den beslutningstager, du taler om i bogen?
Når vi taler om deltagerne i et 30-minutters møde, skal det være klart, at det ideelle antal må ikke overstige maksimalt fem personer. Og dit valg skal være det rigtige. Vi kan skelne mellem moderatorens, koordinatorens, sekretærens figurer (de kan være den samme person) og deltagerne. I princippet er beslutningstagning i et møde på 30 minutter og maksimalt fem personer enstemmigt og bør ikke skabe konflikt.
Hvordan skal vi tilrettelægge et møde for at gøre det så effektivt som muligt?
Vi kan i fem punkter opsummere, hvordan vi organiserer mødet som følger. Den første ville være definere målet og det ønskede resultat af mødet. Sekundet, vælge de rigtige deltagere. Den tredje er planlægge mødet; Udarbejd blandt andet dagsordenen, vælg sted, starttidspunkt og varighed og send det sammen med mødets nøgledokumenter til dem, der er interesseret i nok tid, så de kan forberede det.
For det fjerde skal vi tage hensyn til struktur design af møderne, det vil sige driftsreglerne og selvfølgelig hvordan de 30 minutter, som mødet varer, er struktureret efter indhold. Endelig er det vigtigt at lave en mødeopfølgning. Sørg for, at alle deltagere er opmærksomme på de indgåede aftaler, og i tilfælde af at der skal foretages en opfølgende handling, hvad er opgaverne tildelt hver og udførelsestiden