Indhold
Så du har oprettet en projektmappe i Excel fuld af data. Det er overskueligt organiseret, informationen er opdateret, formateringen er nøjagtigt efter hensigten. Du besluttede at udskrive en papirversion af denne tabel... og alt gik galt.
Excel-regneark ser ikke altid godt ud på papir, fordi de ikke er designet til at passe til den udskrevne side. De er designet til at være så lange og så brede som nødvendigt. Dette er fantastisk til redigering og visning på skærmen, men det er svært at udskrive dokumenter, fordi dataene ikke altid passer perfekt på et almindeligt papirark.
Alle disse vanskeligheder betyder ikke, at det er umuligt at få et Excel-regneark til at se godt ud på papir. Faktisk er det slet ikke svært. De følgende 5 tricks til udskrivning i Excel hjælper dig med at løse dette problem. De skal alle fungere ens i Excel 2007, 2010 og 2013.
1. Se et eksempel på siden før udskrivning
Med et værktøj Udskriv forhåndsvisning (Preview) Du kan se præcis, hvordan tabellen vil se ud på den udskrevne side. Med hensyn til at spare tid og papir, Udskriv forhåndsvisning (Preview) er dit vigtigste udskrivningsværktøj. Du kan endda foretage nogle justeringer, såsom at trække udskriftskanterne for at gøre dem bredere eller smallere. Brug dette værktøj, efter du har justeret dine print- og layoutindstillinger for at sikre, at dit regneark ser ud, som du ønsker det.
2. Beslut hvad der skal udskrives
Hvis du kun har brug for en lille del af dataene, skal du ikke udskrive hele projektmappen – udskrive de valgte data. Du kan kun udskrive det ark, du ser i øjeblikket, ved at vælge i udskriftsindstillingerne Udskriv aktive ark (Udskriv aktive ark), eller vælg Udskriv hele projektmappen (Udskriv hele bogen) for at udskrive hele filen. Derudover kan du udskrive en lille del af dine data ved at fremhæve det ønskede område og vælge Udskriv valg (Udskriftsvalg) i udskriftsindstillinger.
3. Maksimer tilgængelig plads
Du er begrænset af størrelsen på det ark papir, du udskriver på, men der er måder at få mest muligt ud af dets område. Prøv at ændre sideretningen. Standardretningen er god til data, hvor der er flere rækker end kolonner. Hvis din tabel er bredere end den er høj, skal du ændre sideretningen til landskab (landskab). Har du stadig brug for mere plads? Du kan ændre bredden på kanterne rundt om sidens kanter. Jo mindre de er, jo mere plads er der tilbage til data. I sidste ende, hvis dit bord ikke er for stort, så prøv at spille med værktøjet Brugerdefinerede skaleringsindstillinger (Skaler) for at passe til alle rækker eller alle kolonner, eller risikere at passe hele bordet på ét trykt ark papir.
4. Brug overskriftsudskrivning
Hvis tabellen strækker sig over mere end én side, så bliver det svært at forstå, hvad specifikke data refererer til, da Excel kun udskriver kolonneoverskrifter på 1. ark som standard. Hold Udskriv titler (Print Headers) giver dig mulighed for at udskrive række- eller kolonneoverskrifter på hver side, hvilket gør dataene meget nemmere at læse.
5. Brug sideskift
Hvis tabellen strækker sig over mere end ét ark papir, anbefaler vi at bruge sideskift til at bestemme præcist, hvilke data der falder på hvert ark. Når du indsætter et sideskift, adskilles alt under skiftet fra alt over skiftet og går til næste side. Dette er praktisk, fordi du kan opdele dataene præcis, som du vil.
Ved at bruge disse tricks kan du gøre dine regneark nemmere at læse. Du vil finde flere detaljer om de ovenfor beskrevne teknikker i lektionerne i vores selvstudie:
- Udskriv panel i Microsoft Excel
- Indstil udskriftsområdet i Excel
- Indstilling af margener og skala ved udskrivning i Excel