Indhold
Regnearkseditoren Excel er designet til at behandle rækker af information præsenteret i form af tabeller med forskellige værdier. En af de mest almindelige typer af sådan behandling er kopiering. For eksempel, hvis der er et indledende dataarray, og du skal lave nogle beregninger, der kræver yderligere kolonner eller rækker, er det ikke altid praktisk at tilføje dem direkte til den oprindelige tabel. Det kan også være nødvendigt til andre formål. Derfor vil en rimelig løsning være at kopiere alle eller dele af dataene ind i et nyt ark eller dokument og udføre alle transformationerne med kopien. På denne måde forbliver det originale dokument uberørt. På hvilke måder kan dette gøres?
Enkel kopi uden ændringer
Denne metode er den nemmeste at bruge, det er praktisk, hvis kildetabellen indeholder simple data uden formler og links.
Vær opmærksom! Simpel kopiering ændrer ikke noget i den originale information.
Hvis kildeoplysningerne indeholder formler, vil de blive kopieret sammen med resten af dataene, og du skal være forsigtig her – når du kopierer relative links, begynder de at henvise til helt andre celler, hvor forkerte data kan være placeret. Derfor er blot kopiering af data med formler kun at foretrække, når alle formelreferencekilder kopieres på samme tid. Denne metode omfatter følgende trin.
- Cellevalg. Som regel bruges enten at angive et celleområde med venstre museknap, eller tastaturgenvejen "Shift + pil". Som et resultat er nogle celler på arket skitseret med en sort ramme, og de er desuden fremhævet med en mørk farvetone.
- Kopier til udklipsholder. Udklipsholderen er et særligt område i computerens hukommelse, der er designet til at overføre data i et program eller mellem programmer. Kopiering til den afspilles enten ved at trykke på tasterne "Ctrl+C" eller "Ctrl+Insert" (disse kombinationer er tilsvarende). Det er også muligt at implementere det via det tilsvarende punkt i kontekstmenuen eller ved at bruge programbåndet.
- Angivelse af et sted, der skal indsættes. Vi flytter til det sted, hvor vi vil kopiere dataene, og markerer med markøren den celle, der vil være den øverste venstre celle af de data, der skal indsættes. Vær forsigtig, hvis indsættelsespunktet allerede indeholder nogle data. De kan slettes.
- Indsætter indholdet af udklipsholderen i det angivne område. Dette gøres med tasterne "Ctrl + V" eller "Shift + Indsæt" eller det tilsvarende element i kontekstmenuen eller programbåndet.
Hvis kun værdier er nødvendige
Meget ofte er information i celler resultatet af beregninger, der bruger referencer til tilstødende celler. Når du blot kopierer sådanne celler, vil det blive gjort sammen med formlerne, og dette vil ændre de ønskede værdier.
I dette tilfælde skal kun celleværdier kopieres. Som i den tidligere version vælges det krævede område først, men for at kopiere til udklipsholderen bruger vi kontekstmenupunktet "indsæt indstillinger", underpunktet "kun værdier". Du kan også bruge den tilsvarende gruppe i programbåndet. Resten af trinene til at indsætte de kopierede data forbliver de samme. Som følge heraf vises kun værdierne af de nødvendige celler på den nye placering.
Vigtigt! Formler og formater gemmes ikke på denne måde.
Dette kan være både en bekvemmelighed og en hindring, afhængigt af situationen. Oftest kræves formatering (især kompleks) for at være tilbage. I dette tilfælde kan du bruge følgende metode.
Når du har brug for både værdier og formater
Valget af celler til denne kopieringsmetode forbliver det samme, men det udføres enten ved hjælp af kontekstmenuen (indsæt special-element) eller ved hjælp af programbåndet. Ved at klikke på selve ikonet Indsæt speciel kan du åbne en hel dialogboks, der giver flere kopieringsmuligheder, og du kan endda kombinere data ved hjælp af operationer. For eksempel kan du ikke bare indsætte de overførte data i de angivne celler, men tilføje dem, der allerede er på arket. Nogle gange er dette meget praktisk.
Det sker også, at bordet har et stort antal kolonner af forskellig bredde, og efter at have kopieret værdierne, kræves der en del ret omhyggeligt arbejde for at indstille de ønskede bredder. I dette tilfælde har dialogboksen "Indsæt speciel" et særligt punkt "Søjlebredde". Indsættelse udføres i to trin. Indsæt kun "kolonnebredder" først for at "klargøre plads", og kopier derefter værdierne. Tabellen er nøjagtig den samme som den oprindelige, men i stedet for formler indeholder den værdier. Nogle gange er det praktisk kun at kopiere bredden af kolonnerne, så tabellen ser ud som den originale, og indtaste værdierne i cellerne manuelt. Derudover kan du vælge punktet "kopi, mens du bevarer bredden af kolonnerne" i kontekstmenuen. Som et resultat vil indsættelsen blive udført i ét trin.
Kopiering som et mønster
Af og til er det nødvendigt at kopiere en del af tabellen, så den senere kan roteres og skaleres uden ændringer, uden at det påvirker andre steder i resten af tabellen. I dette tilfælde er det rimeligt at kopiere dataene i form af et almindeligt billede.
Trinnene til kopiering til udklipsholderen er de samme som de tidligere muligheder, men til indsættelse bruges punktet "Billede" i menuen "Indsæt specielt". Denne metode bruges sjældent, fordi dataene i celler kopieret på denne måde ikke kan ændres ved blot at indtaste værdier.
Fuld kopi af hele arket
Nogle gange skal du kopiere et helt ark og indsætte det enten i det samme dokument eller i et andet. I dette tilfælde skal du kalde kontekstmenuen på arknavnet i nederste venstre del af programmet og vælge punktet "flyt eller kopier".
Et panel åbnes, hvor kopieringsmetoden er indstillet. Du kan især angive, i hvilken bog du vil indsætte et nyt ark, flytte det eller kopiere det, og angive det sted blandt eksisterende ark, hvortil overførslen skal ske. Efter at have klikket på knappen "OK", vil et nyt ark vises i den angivne bog med alt indholdet af det kopierede ark.
Konklusion
Kopiering er en af de mest efterspurgte handlinger i Excel. For simple tabeller uden formler er den første metode mest bekvem, og for tabeller, der indeholder mange formler og links, er det normalt at foretrække at bruge den anden metode - kopiering kun af værdierne. Andre metoder bruges sjældnere.