Indhold
Om morgenen skal du skrive en liste over opgaver, prioritere … Og det er alt, vi er sikret en vellykket dag? Desværre ikke. Vi forstår trods alt ikke altid, hvordan man skelner det vigtigste fra det sekundære, det vigtige fra det presserende. Vi har også svært ved at koncentrere os. En forretningscoach fortæller, hvordan det løses.
”Desværre er situationer, hvor jeg formår at sætte mine prioriteter i højsædet, snarere normen end undtagelsen. Jeg forsøger at planlægge mine opgaver for dagen og fremhæve det vigtigste, men i slutningen af dagen føler jeg mig helt udmattet, fordi jeg bliver distraheret af opkald, lille udskiftning og møder. De vigtigste opgaver bliver fortsat udskudt, og de storladne planer for året forbliver skrevet på stykker papir. Hvad kan du gøre for at hjælpe dig selv?» spørger Olga, 27 år.
Jeg støder ofte på en lignende anmodning i træninger om ledelseseffektivitet. Klienter mener, at hovedårsagen til deres problem er manglen på prioriteringer. Men i virkeligheden er de, bare en person er ikke særlig koncentreret om dem.
Og det første skridt i at løse dette problem er at vælge det rigtige værktøj til at arbejde på din koncentration. Det skal passe nøjagtigt til dine personlige egenskaber: du skal tage hensyn til forholdene for dit arbejde og bopæl.
For at komme i gang kan du bruge flere populære metoder, der længe har været anerkendt som effektive. Jeg forsøger at anbefale dem til kunder, som vi lige er begyndt at arbejde med.
Første tilgang: Forstå evalueringskriterierne
Besvar først spørgsmålet: Hvilke kriterier bruger du, når du prioriterer? Det mest almindelige svar er «hastende»-kriteriet. Med den stiller alle sager op på række afhængig af deadline. Og først derefter bygger vi nye opgaver ind i den resulterende «virtuelle konstruktør», og flytter dem langt tilbage, der kan udføres senere.
Hvad er ulemperne ved denne tilgang? Listen over dagens prioriteter bør ikke kun omfatte det, der mister relevans i morgen, det vil sige presserende, men også det, vi abstrakt kalder "vigtigt". Det er det, der bevæger os mod opnåelsen af målet, eller det, der fjerner alvorlige forhindringer på vejen dertil.
Og her begår mange den fejl at erstatte kriterierne. Lakonisk kan dette udtrykkes som følger: "Dette er meget presserende, fordi det er meget vigtigt!" "Dette er meget vigtigt, fordi deadline er i morgen!" Men hvis din liste over prioriteter for dagen ikke indeholder opgaver, der fører til opnåelse af mål, der er vigtige for dig, skal du omhyggeligt analysere din huskeliste.
Du skal beslutte, hvilke kriterier du bruger til at bestemme opgavers «hastende» og «betydning», og om du blander disse to begreber.
Anden tilgang: Identificer tre kategorier af prioriteter
Som du ved, er planlægningshorisonter forskellige. Hvis vi overvejer en planlægningshorisont på en dag, er det bedre at fortsætte som følger:
- Sæt én topprioritet for dagen. Dette er den opgave, som du vil bruge maksimalt af din tid og energi på i dag;
- Identificer tre eller fire ting, som du vil bruge mindst tid og kræfter på i dag. Det er bedre, hvis du skriver ned, hvor meget tid (fem minutter, ti minutter), du planlægger at bruge på en bestemt sag. Dette bliver din "sidste prioritet"-liste.
- I den tredje kategori vil falde, hvad der kan kaldes «tilfælde af residualprincippet». De vil blive gennemført, hvis der er ledig tid tilbage til dem. Men hvis de forbliver urealiseret, vil det ikke påvirke noget.
Her står vi over for spørgsmålet: "Hvordan bruger man ikke maksimal energi på den "sidste prioritet", og lægger ubevidst den "hoved" til side? Den tredje tilgang vil hjælpe med at besvare det.
Tredje tilgang: Brug langsom tidstilstand
Vi bruger det meste af vores arbejdstid i "hurtig tid"-tilstand. Vi skal tage del i rutineprocesser og behandle en enorm mængde information.
"Langsom tid" er den mest effektive måde at stoppe rutinen "at køre i hjulet". Dette er et bevidst blik ind i dig selv og udgangspunktet for at finde svar på spørgsmålene: ”Hvad laver jeg? Hvorfor? Hvad laver jeg ikke og hvorfor?
For at denne metode fungerer bedst, skal du følge disse tre retningslinjer:
- Indtast et bestemt ritual i din daglige rutine. Dette bør være en tilbagevendende aktivitet i løbet af dagen, der vil sætte dig i tilstanden «langsom tid». Det kan være en tepause, og almindelige squats. Ritualet bør ikke tage mere end 5 minutter og tillade dig at være alene. Og selvfølgelig bringe dig glæde og fornøjelse - så vil du ikke udsætte det til i morgen.
- Husk på, at «langsom tid» ikke bare er tid til at nyde, men også en mulighed for at øge din tilfredshed med tilstanden «hurtig tid». Og stil dig selv tre spørgsmål: "Hvilket resultat skal jeg opnå i dag?", "Hvad er det næste lille skridt hen imod dette resultat, som jeg skal tage?", "Hvad distraherer mig fra det, og hvordan bliver jeg ikke distraheret?" Disse spørgsmål vil hjælpe dig med at holde dine hovedmål i tankerne. Og planlægning af de næste små skridt vil være en fremragende forebyggelse af udsættelse.
- Brug den langsomme tidstilstand to til fire gange om dagen. Jo oftere og stærkere du bliver påvirket af omverdenens faktorer, jo oftere bør du skifte til denne tilstand. Tre spørgsmål og et par minutter pr session vil være nok. Hovedkriteriet er, at det skal give dig nydelse. Men husk: at bruge teknikken mindre end én gang om dagen er slet ikke at øve den.