Sådan konverteres Excel-filer til CSV-format

CSV (Kommaseparerede værdier) er et almindeligt format til lagring af tabeldata (numerisk og tekst) i almindelig tekst. Dette filformat er populært og holdbart på grund af det faktum, at et stort antal programmer og applikationer forstår CSV, i det mindste som et alternativt filformat til import/eksport. Desuden giver CSV-formatet brugeren mulighed for at se ind i filen og straks finde et problem med dataene, hvis der er nogen, ændre CSV-adskilleren, citeringsregler og så videre. Dette er muligt, fordi CSV er en simpel tekst, og selv en ikke særlig erfaren bruger kan nemt forstå den uden særlig træning.

I denne artikel lærer vi hurtige og effektive måder at eksportere data fra Excel til CSV og lære, hvordan du konverterer en Excel-fil til CSV uden at forvrænge alle special- og fremmedtegn. Teknikkerne beskrevet i artiklen fungerer i alle versioner af Excel 2013, 2010 og 2007.

• Konverter data fra Excel til CSV-format
• Eksporter fra Excel til CSV UTF-8- eller UTF-16-format
• Andre måder at konvertere fra Excel til CSV (bevarelse af specialtegn)

Sådan konverteres Excel-fil til CSV

Hvis du vil eksportere Excel-filen til et andet program, såsom en Outlook-adressebog eller en Access-database, skal du først konvertere Excel-arket til en CSV-fil og derefter importere filen . Csv til en anden ansøgning. Det følgende er en trin-for-trin guide til, hvordan du eksporterer en Excel-projektmappe til CSV-format ved hjælp af Excel-værktøjet - "Gem som'.

1. Åbn fanen i en Excel-projektmappe File (Felt) (Fil) og klik Gem som (Gem som). Desuden dialogboksen Gemmer et dokument (Gem som) kan åbnes ved at trykke på tasten F12.
2. I Filtype (Gem som type) vælg CSV (adskilt med kommaer) (CSV (kommasepareret)).Ud over CSV (kommasepareret) er flere andre CSV-formatindstillinger tilgængelige:
   • CSV (adskilt med kommaer) (CSV (kommasepareret)). Dette format gemmer Excel-data som en kommasepareret tekstfil og kan bruges i et andet Windows-program og i en anden version af Windows-operativsystemet.
   • CSV (Macintosh). Dette format gemmer en Excel-projektmappe som en kommasepareret fil til brug på Mac-operativsystemet.
   • CSV (MS DOS). Gemmer en Excel-projektmappe som en kommasepareret fil til brug i MS-DOS-operativsystemet.
   • Unicode tekst (Unicode-tekst (*txt)). Denne standard understøttes af næsten alle eksisterende operativsystemer, inklusive Windows, Macintosh, Linux og Solaris Unix. Det understøtter tegn fra næsten alle moderne og endda nogle gamle sprog. Derfor, hvis en Excel-projektmappe indeholder data på fremmedsprog, anbefaler jeg, at du først gemmer dem i formatet Unicode tekst (Unicode Text (*txt)), og konverter derefter til CSV som beskrevet senere i Eksporter fra Excel til UTF-8 eller UTF-16 CSV-format.

Bemærk: Alle nævnte formater gemmer kun det aktive Excel-ark.

3. Vælg en mappe for at gemme CSV-filen, og klik Gem (Gem). Efter at have trykket på Gem (Gem) vises to dialogbokse. Bare rolig, disse meddelelser indikerer ikke en fejl, det er sådan det skal være.
4. Den første dialogboks minder dig om det Kun det aktuelle ark kan gemmes i filen af ​​den valgte type (Den valgte filtype understøtter ikke projektmapper, der indeholder flere ark). For kun at gemme det aktuelle ark skal du blot trykke på OK.Hvis du vil gemme alle ark i bogen, så klik annullering (Annuller) og gem alle ark af bogen individuelt med de passende filnavne, eller du kan vælge at gemme en anden filtype, der understøtter flere sider.
5. Efter at have klikket OK i den første dialogboks vises en anden, som advarer om, at nogle funktioner bliver utilgængelige, fordi de ikke understøttes af CSV-formatet. Sådan skal det være, så klik bare Ja (Ja).

Sådan kan et Excel-regneark gemmes som en CSV-fil. Hurtigt og nemt, og her kan der næsten ikke opstå vanskeligheder.

Eksporter fra Excel til CSV med UTF-8 eller UTF-16-kodning

Hvis Excel-arket indeholder specielle eller fremmede tegn (tilde, accent og lignende) eller hieroglyffer, vil det ikke fungere at konvertere Excel-arket til CSV på den ovenfor beskrevne måde.

Pointen er, at holdet Gem som > CSV (Gem som > CSV) vil mangle alle tegn undtagen ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Og hvis der er dobbelte anførselstegn eller lange tankestreger på Excel-arket (overført til Excel f.eks. fra et Word-dokument ved kopiering/indsættelse af tekst) – vil sådanne tegn også blive makuleret.

Nem løsning – Gem Excel-ark som tekstfil Unicode(.txt), og konverter den derefter til CSV. På denne måde forbliver alle ikke-ASCII-tegn intakte.

Før jeg går videre, lad mig kort forklare de vigtigste forskelle mellem UTF-8 og UTF-16-kodninger, så du i hvert enkelt tilfælde kan vælge det passende format:

• UTF-8 er en mere kompakt kodning, der bruger 1 til 4 bytes for hvert tegn. Det anbefales oftest at bruge dette format, når ASCII-tegn dominerer i filen, da de fleste af disse tegn kræver 1 byte hukommelse. En anden fordel er, at kodningen af ​​en UTF-8-fil, der kun indeholder ASCII-tegn, ikke på nogen måde adskiller sig fra den samme ASCII-fil.
• UTF-16 bruger 2 til 4 bytes til at gemme hvert tegn. Bemærk venligst, at en UTF-16-fil ikke i alle tilfælde kræver mere hukommelse end en UTF-8-fil. For eksempel fylder japanske tegn 3 til 4 bytes i UTF-8 og 2 til 4 bytes i UTF-16. Det giver således mening at bruge UTF-16, hvis dataene indeholder asiatiske tegn, herunder japansk, kinesisk og koreansk. Den største ulempe ved denne kodning er, at den ikke er fuldt ud kompatibel med ASCII-filer og kræver specielle programmer for at vise sådanne filer. Husk dette, hvis du planlægger at importere de resulterende filer fra Excel et andet sted.

Sådan konverteres Excel-fil til CSV UTF-8

Antag, at vi har et excel-ark med udenlandske tegn, i vores eksempel er de japanske navne.

For at eksportere dette Excel-ark til en CSV-fil, mens vi beholder alle hieroglyffer, vil vi gøre følgende:

1. Åbn fanen i Excel File (Felt) (Fil) og klik Gem som (Gem som).
2. Indtast filnavnet i feltet Filtype (Gem som type) vælg Unicode tekst (Unicode Text (*.txt)), og klik Gem (Gemme).
3. Åbn den oprettede fil i en hvilken som helst standard teksteditor, såsom Notesblok.

Bemærk: Ikke alle simple teksteditorer understøtter Unicode-tegn fuldt ud, så nogle kan forekomme som rektangler. I de fleste tilfælde vil dette ikke påvirke den endelige fil på nogen måde, og du kan blot ignorere den eller vælge en mere avanceret editor, såsom Notepad++.

4. Da vores Unicode-tekstfil bruger tabulatortegnet som skilletegn, og vi ønsker at konvertere det til CSV (kommasepareret), skal vi erstatte tabulatortegnene med kommaer.

Bemærk: Hvis der ikke er et strengt behov for at få en fil med kommaafgrænsninger, men du har brug for enhver CSV-fil, som Excel kan forstå, så kan dette trin springes over, da Microsoft Excel perfekt forstår filer med en afgrænsning – tabulering.

4. Hvis du stadig har brug for en CSV-fil (adskilt med kommaer), skal du gøre følgende i Notesblok:
   • Vælg fane-tegnet, højreklik på det, og klik i kontekstmenuen Kopi (Kopiér), eller bare klik Ctrl + Csom vist i nedenstående figur.
   • Presse Ctrl + Hfor at åbne dialogboksen Erstatning (Erstat), og indsæt det kopierede tabulatortegn i feltet Det (Find hvad). I dette tilfælde flyttes markøren til højre – det betyder, at der indsættes et tabulatortegn. I marken End (Erstat med) indtast et komma og tryk Udskift alle (Erstat alle).

   I Notesblok vil resultatet være noget som dette:

   

5. Klik File (Felt) > Gem som (Fil > Gem som), indtast et navn til filen og i rullelisten Kodning (Kodning) vælg UTF-8… Tryk derefter på knappen Gem (Gemme).
6. Start Windows Stifinder og skift filtypenavnet fra . Txt on . Csv.Skift udvidelse anderledes . Txt on . Csv Du kan gøre det direkte i Notesblok. For at gøre dette, i dialogboksen Gem som (Gem som) i feltet Filtype (Gem som type) vælg en mulighed Alle filer (Alle filer), og tilføj ".csv" til filnavnet i det tilsvarende felt, som vist i figuren nedenfor.
7. Åbn CSV-filen i Excel, for dette, på fanen File (Felt) (Filet) æltes Åbne > Tekstfiler (Åbn > Tekstfiler) og kontroller, om dataene er ok.

Bemærk: Hvis din fil er beregnet til at blive brugt uden for Excel og UTF-8 format er et krav, så lav ingen ændringer i arket og gem det ikke igen i Excel, da det kan føre til problemer med at læse kodningen. Hvis en del af dataene ikke vises i Excel, skal du åbne den samme fil i Notesblok og rette dataene i den. Glem ikke at gemme filen i UTF-8-format igen.

Sådan konverteres Excel-fil til CSV UTF-16

Eksport til en UTF-16 CSV-fil er meget hurtigere og nemmere end at eksportere til UTF-8. Faktum er, at Excel automatisk anvender UTF-16-formatet, når du gemmer filen som Unicode tekst (Unicode-tekst).

For at gøre dette skal du gemme filen ved hjælp af værktøjet Gem som (Gem som) i Excel og derefter i Windows Stifinder, skift udvidelsen af ​​den oprettede fil til . Csv. Færdig!

Hvis du har brug for en CSV-fil med semikolon eller semikolon som afgrænsning, skal du erstatte alle tabulatortegn med henholdsvis kommaer eller semikolon i Notesblok eller en anden teksteditor efter eget valg (se tidligere i denne artikel for detaljerede instruktioner om, hvordan du gør dette).

Andre måder at konvertere Excel-filer til CSV

De ovenfor beskrevne metoder til eksport af data fra Excel til CSV (UTF-8 og UTF-16) er universelle, dvs. egnede til at arbejde med alle specialtegn og i enhver version af Excel fra 2003 til 2013.

Der er mange andre måder at konvertere data fra Excel til CSV-format. I modsætning til løsningerne vist ovenfor, vil disse metoder ikke resultere i en ren UTF-8-fil (dette gælder ikke for OpenOffice, som kan eksportere Excel-filer i flere UTF-kodningsmuligheder). Men i de fleste tilfælde vil den resulterende fil indeholde det korrekte tegnsæt, som derefter smertefrit kan konverteres til UTF-8-format ved hjælp af en hvilken som helst teksteditor.

Konverter Excel-fil til CSV ved hjælp af Google Sheets

Som det viser sig, er det meget nemt at konvertere en Excel-fil til CSV ved hjælp af Google Sheets. Forudsat at Google Drev allerede er installeret på din computer, skal du følge disse 5 enkle trin:

1. Klik på knappen i Google Drev Opret (Opret) og vælg Bordlampe (Regneark).
2. På menuen File (Felt) (Filet) æltes Importere (Importere).
3. Klik Hent (Upload), og vælg den Excel-fil, der skal uploades fra din computer.
4. I dialogboksen Impfil ort (Importer fil) vælg Udskift bord (Erstat regneark) og klik Importere (Importere).

Tip: Hvis Excel-filen er relativt lille, kan du for at spare tid overføre data fra den til et Google-regneark ved hjælp af kopier/indsæt.

5. På menuen File (Felt) (Filet) æltes Download som (Download som), vælg filtype CSV – filen gemmes på computeren.

Til sidst skal du åbne den genererede CSV-fil i en hvilken som helst teksteditor for at sikre dig, at alle tegn er gemt korrekt. Desværre vises CSV-filer, der er oprettet på denne måde, ikke altid korrekt i Excel.

Gem .xlsx-filen som .xls og konverter derefter til CSV-fil

Denne metode kræver ingen yderligere kommentarer, da alt allerede er klart fra navnet.

Jeg fandt denne løsning på et af de fora dedikeret til Excel, jeg kan ikke huske hvilken. For at være ærlig har jeg aldrig brugt denne metode, men ifølge mange brugere går nogle specialtegn tabt, når du gemmer direkte fra . Xlsx в . Csv, men forbliv hvis først . Xlsx gem som . Xls, og så gerne . Csv, som vi gjorde i begyndelsen af ​​denne artikel.

Prøv alligevel denne metode til at oprette CSV-filer fra Excel til dig selv, og hvis det virker, vil det være en god tidsbesparelse.

Gem en Excel-fil som CSV ved hjælp af OpenOffice

OpenOffice er en open source-pakke af applikationer, der inkluderer et regnearksprogram, der gør et godt stykke arbejde med at eksportere data fra Excel til CSV-format. Faktisk giver denne applikation dig adgang til flere muligheder, når du konverterer regneark til CSV-filer (kodning, afgrænsninger og så videre) end Excel og Google Sheets tilsammen.

Bare åbn Excel-filen i OpenOffice Calc, klik File (Felt) > Gem som (Fil > Gem som), og vælg filtypen CSV-tekst (Send CSV).

Det næste trin er at vælge parameterværdierne Kodning (Tegnsæt) и Feltseparator (Feltafgrænser). Selvfølgelig, hvis vi vil oprette en UTF-8 CSV-fil med kommaer som skilletegn, så vælg UTF-8 og indtast et komma (,) i de relevante felter. Parameter Tekstseparator (Tekstadskiller) efterlades normalt uændret – anførselstegn (“). Næste klik OK.

På samme måde, for en hurtig og smertefri konvertering fra Excel til CSV, kan du bruge et andet program – LibreOffice. Enig, det ville være fantastisk, hvis Microsoft Excel gav mulighed for også at justere indstillingerne, når du opretter CSV-filer.

I denne artikel talte jeg om de metoder, jeg kender til at konvertere Excel-filer til CSV. Hvis du kender mere effektive metoder til at eksportere fra Excel til CSV, bedes du fortælle os om det i kommentarerne. Tak for din opmærksomhed!