Hvis du ofte skal udsende bestemte bøger eller ark via e-mail, så burde du have bemærket, at denne procedure ikke kan kaldes hurtigt. Hvis du gør det "klassisk", så har du brug for:
- åbne et e-mail-program (for eksempel Outlook)
- oprette en ny besked
- indtast adresse, emne og tekst
- vedhæft en fil til beskeden (glem det ikke!)
- klik på knappen Send
Faktisk kan mail nemt sendes direkte fra Excel på en masse forskellige måder. Gå…
Metode 1: Embedded Send
Hvis du stadig har den gode gamle Excel 2003, så er alt simpelt. Åbn den ønskede bog/ark og vælg fra menuen Fil – Send – Besked (Fil — Send til — Mail-modtager). Et vindue åbnes, hvor du kan vælge en af to muligheder for at sende:
I det første tilfælde vil den aktuelle bog blive tilføjet meddelelsen som en vedhæftet fil, i det andet tilfælde vil indholdet af det aktuelle ark gå direkte ind i meddelelsesteksten som en teksttabel (uden formler).
Derudover menuen Fil – Send (Fil — Send til) der er et par flere eksotiske forsendelsesmuligheder:
- Besked (til gennemgang) (Mail-modtager til gennemgang) – hele projektmappen sendes og samtidig slås ændringssporing til for det, dvs begynder at blive klart fastlagt – hvem, hvornår og i hvilke celler lavede hvilke ændringer. Du kan derefter få vist ændringerne i menuen Service – Rettelser – Fremhæv rettelser (Værktøjer — Spor ændringer — Fremhæv ændringer) eller på fanen Gennemgang – Rettelser (Review — Spor ændringer) Det ser sådan ud:
Farvede rammer markerer ændringer, der er foretaget i dokumentet (hver bruger har en anden farve). Når du svæver med musen, dukker et note-lignende vindue op med en detaljeret beskrivelse af hvem, hvad og hvornår der er ændret i denne celle. Det er meget praktisk at gennemgå dokumenter, når du for eksempel redigerer dine underordnedes rapport, eller chefen redigerer din.
- Langs ruten (Routing-modtager) – beskeden, hvor din bog vil blive vedhæftet, vil gå gennem en kæde af modtagere, som hver automatisk videresender den videre, som en stafet. Hvis det ønskes, kan du indstille beskeden til at vende tilbage til dig i slutningen af kæden. Du kan aktivere ændringssporing for at se de ændringer, der er foretaget af hver person i tråden.
I den nye Excel 2007/2010 er situationen lidt anderledes. I disse versioner skal du vælge knappen for at sende bogen med posten Office (Kontor-knap) eller faneblad File (Felt) (Fil) og hold Send (Sende). Dernæst tilbydes brugeren et sæt afsendelsesmuligheder:
Bemærk venligst, at i nye versioner er muligheden for at sende et separat ark af den projektmappe, der er indsat i brevets brødtekst, forsvundet - som det var i Excel 2003 og senere. Den eneste mulighed tilbage er at sende hele filen. Men der var en brugbar mulighed for at sende i det velkendte PDF-format og det mindre kendte XPS (ligner PDF, men kræver ikke Acrobat Reader for at læse – det åbner direkte i Internet Explorer). Kommandoen til at sende en bog til gennemsyn kan trækkes ud som en ekstra knap på panelet med hurtig adgang via Fil – Indstillinger – Hurtig adgangsværktøjslinje – Alle kommandoer – Send til gennemsyn (Fil — Indstillinger — Hurtig adgangsværktøjslinje — Alle kommandoer — Send til gennemsyn).
Metode 2. Simple makroer at sende
Det er meget nemmere at sende en makro. Åbning af Visual Basic Editor via menuen Service – Makro – Visual Basic Editor (Værktøjer — Makro — Visual Basic Editor), indsæt det nye modul i menuen Indsæt – Modul og kopier teksten af disse to makroer der:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail-modtagere:="[email protected]", Emne:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopier med ActiveWorkbook .SendMail-modtagere:="[email beskyttet]", Subject:="Fang filen" .Close SaveChanges:=Falsk End With End Sub Derefter kan de kopierede makroer køres i menuen Service – Makro – Makroer (Værktøjer — Makro — Makroer). Send arbejdsbog sender hele den aktuelle bog til den angivne adresse, og SendSheet — Ark1 som bilag.
Når du kører makroen, vil Excel kontakte Outlook, hvilket medfører, at følgende sikkerhedsmeddelelse vises på skærmen:
Vent indtil knappen Løs bliver aktiv, og klik på den for at bekræfte din indsendelse. Derefter vil automatisk genererede beskeder blive placeret i mappen Udgående og vil blive sendt til modtagerne første gang du starter Outlook eller, hvis du har det kørende, med det samme.
Metode 3. Universel makro
Og hvis du ikke vil sende den aktuelle bog, men enhver anden fil? Og teksten i beskeden ville også være rar at indstille! De tidligere makroer hjælper ikke her, da de er begrænset af mulighederne i selve Excel, men du kan oprette en makro, der vil styre Outlook fra Excel – opret og udfyld et nyt beskedvindue og send det. Makroen ser sådan ud:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'start Outlook i skjult tilstand OutApp.Session.Logon On Error Gå til oprydning 'hvis ikke started - exit Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'opret en ny besked Ved fejl Genoptag Næste' udfyld meddelelsesfelterne med OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Værdi .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send kan erstattes med Display for at se beskeden før afsendelse .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Intet oprydning : Set OutApp = Intet Application.ScreenUpdating = True End Sub Adressen, emnet, meddelelsens tekst og stien til den vedhæftede fil skal være i cellerne A1:A4 på det aktuelle ark.
- Gruppepost fra Excel med PLEX-tilføjelsesprogrammet
- Makroer til afsendelse af mail fra Excel via Lotus Notes af Dennis Wallentin
- Hvad er makroer, hvor skal man indsætte makrokode i Visual Basic
- Oprettelse af e-mails med HYPERLINK-funktionen