Lad os sige, at vi har en indbygget pivottabel med resultaterne af at analysere salg efter måneder for forskellige byer (læs om nødvendigt denne artikel for at forstå, hvordan du opretter dem generelt eller genopfrisk din hukommelse):
Vi ønsker at ændre udseendet lidt, så det viser de data, du har brug for, mere tydeligt, og ikke bare dumpe en masse tal på skærmen. Hvad kan man gøre for dette?
Andre beregningsfunktioner i stedet for det banale beløb
Hvis du højreklikker på det beregnede felt i dataområdet og vælger kommandoen fra kontekstmenuen Feltindstillinger (Feltindstillinger) eller i Excel 2007 version – Valgmuligheder for værdifelt (Værdifeltindstillinger), så åbnes et meget nyttigt vindue, hvor du kan indstille en masse interessante indstillinger:
Især kan du nemt ændre feltberegningsfunktionen til middelværdi, minimum, maksimum osv. Hvis vi for eksempel ændrer summen til mængden i vores pivottabel, vil vi ikke se den samlede omsætning, men antallet af transaktioner for hvert produkt:
Som standard vælger Excel altid automatisk summering for numeriske data. (Sum), og for ikke-numeriske (selvom der ud af tusind celler med tal er mindst én tom eller med tekst eller med et tal i tekstformat) – en funktion til at tælle antallet af værdier (Tælle).
Hvis du vil se gennemsnittet, mængden og mængden i én pivottabel på én gang, dvs. flere beregningsfunktioner for samme felt, så kast gerne musen ind i dataområdet på det felt, du skal bruge flere gange i træk for at få noget lignende:
…og derefter indstille forskellige funktioner for hvert af felterne ved at klikke på dem efter tur med musen og vælge kommandoen Feltindstillinger (Feltindstillinger)for at ende med det, du ønsker:
Hvis i samme vindue Feltindstillinger klik på knappen Derudover (Muligheder) eller gå til fanen Yderligere beregninger (i Excel 2007-2010), så bliver rullelisten tilgængelig Yderligere beregninger (Vis data som):
På denne liste kan du for eksempel vælge muligheder Procentdel af linjebeløb (% af rækken), Procentdel af totalen efter kolonne (% af kolonne) or Andel af totalen (% af alt)til automatisk at beregne procenter for hvert produkt eller hver by. Sådan vil vores pivottabel for eksempel se ud med funktionen aktiveret Procentdel af totalen efter kolonne:
Salgsdynamik
Hvis i rullelisten Yderligere beregninger (Vis data som) vælg valgmulighed skelnen (Forskel), og i de nederste vinduer Felt (Basisfelt) и Element (Basisvare) Vælg Måned и Tilbage (i den indfødte engelske version, i stedet for dette mærkelige ord, var der et mere forståeligt Tidligere, de der. Tidligere):
…så får vi en pivottabel, der viser forskellene i salg for hver næste måned fra den foregående, dvs. salgsdynamik:
Og hvis du erstatter skelnen (Forskel) on Givet forskel (% af forskel) og tilføje betinget formatering for at fremhæve negative værdier i rødt, får vi det samme, men ikke i rubler, men som en procentdel:
PS
I Microsoft Excel 2010 kan alle ovenstående beregningsindstillinger gøres endnu nemmere - ved at højreklikke på et hvilket som helst felt og vælge kommandoer fra kontekstmenuen Totaler for (Opsummer værdier efter):
... og Yderligere beregninger (Vis data som):
Også i versionen af Excel 2010 blev flere nye funktioner tilføjet til dette sæt:
- % af total efter overordnet række (kolonne) – giver dig mulighed for at beregne andelen i forhold til subtotalen for en række eller kolonne:
I tidligere versioner kunne du kun beregne andelen i forhold til totalen.
- % af det akkumulerede beløb – fungerer på samme måde som den kumulative sumfunktion, men viser resultatet som en brøk, dvs. i procent. Det er praktisk at beregne f.eks. procentdelen af planens eller budgetgennemførelsen:
- Sortering fra mindste til største og omvendt – et lidt mærkeligt navn for rangeringsfunktionen (RANK), som beregner ordenstallet (positionen) for et element i den generelle liste over værdier. Med dens hjælp er det f.eks. praktisk at rangere ledere efter deres samlede indtægter ved at bestemme, hvem der er på hvilken plads i den samlede stilling:
- Hvad er pivottabeller, og hvordan man bygger dem
- Gruppering af tal og datoer med det ønskede trin i pivottabeller
- Opbygning af en pivottabelrapport om flere områder af kildedata