Indhold
Excel anses af mange for at være et regnearksprogram. Derfor kan spørgsmålet om, hvordan man skaber og arbejder med tabeller, virke underligt ved første øjekast. Men få mennesker ved, hvad der er den største forskel mellem Excel og regneark. Derudover er denne komponent i Microsoft Office-pakken ikke altid interaktion med regneark. Desuden er hovedopgaven for Excel behandlingen af oplysninger, der kan præsenteres i forskellige former. Også i tabelform.
Eller der kan opstå en situation, hvor det er nødvendigt at vælge et separat område til tabellen og formatere det i overensstemmelse hermed. Generelt er der et stort antal muligheder for at bruge tabeller, så lad os se nærmere på dem.
Konceptet med smarte borde
Der er stadig forskel på et Excel-ark og et smart regneark. Den første er simpelthen et område, der indeholder et vist antal celler. Nogle af dem kan være fyldt med visse oplysninger, mens andre er tomme. Men der er ingen grundlæggende forskel på dem fra et teknisk synspunkt.
Men et Excel-regneark er et fundamentalt andet koncept. Det er ikke begrænset til en række data, det har sine egne egenskaber, et navn, en bestemt struktur og et stort antal fordele.
Derfor kan du vælge et separat navn til Excel-tabellen – “Smart Table” eller Smart Table.
Skab et smart bord
Antag, at vi har oprettet et dataområde med salgsoplysninger.
Det er endnu ikke et bord. For at omdanne et område til det, skal du vælge det og finde fanen "Indsæt" og der finde knappen "Tabel" i blokken med samme navn.
Et lille vindue vises. I den kan du justere det sæt celler, du vil lave om til en tabel. Derudover skal du angive, at den første linje indeholder kolonneoverskrifterne. Du kan også bruge tastaturgenvejen Ctrl + T for at få den samme dialogboks frem.
I princippet skal der i de fleste tilfælde intet ændres. Efter handlingen er bekræftet ved at trykke på knappen "OK", vil det tidligere valgte område straks blive til en tabel.
Før du direkte indstiller dets egenskaber, skal du forstå, hvordan programmet selv ser tabellen. Herefter vil en masse ting stå klart.
Forståelse af Excel-tabelstruktur
Alle tabeller har et specifikt navn vist på en særlig Design-fane. Det vises lige efter valg af en celle. Som standard har navnet henholdsvis formen "Tabel 1" eller "Tabel 2".
Hvis du skal have flere tabeller i et dokument, anbefales det at give dem sådanne navne, så du senere kan forstå, hvilken information der er indeholdt hvor. I fremtiden vil det så blive meget nemmere at interagere med dem, både for dig og for folk, der ser dit dokument.
Derudover kan navngivne tabeller bruges i Power Query eller en række andre tilføjelsesprogrammer.
Lad os kalde vores tabel "Rapport". Navnet kan ses i et vindue kaldet navneadministratoren. For at åbne den skal du gå ad følgende vej: Formler – Definerede navne – Navneadministrator.
Det er også muligt manuelt at indtaste formlen, hvor du også kan se tabelnavnet.
Men det mest morsomme er, at Excel er i stand til samtidigt at se tabellen i flere sektioner: i sin helhed såvel som i individuelle kolonner, overskrifter, totaler. Så ser linkene således ud.
Generelt gives sådanne konstruktioner kun med henblik på mere nøjagtig orientering. Men der er ingen grund til at lære dem udenad. De vises automatisk i værktøjstip, der vises efter valg af Tabel, og hvordan de firkantede parenteser vil blive åbnet. For at indsætte dem skal du først aktivere det engelske layout.
Den ønskede mulighed kan findes ved hjælp af Tab-tasten. Glem ikke at lukke alle parenteser, der er i formlen. Firkanter er ingen undtagelse her.
Hvis du vil summere indholdet af hele kolonnen med salg, skal du skrive følgende formel:
= SUM (D2: D8)
Derefter bliver det automatisk til =SUM(Rapport[Salg]). Med enkle ord vil linket føre til en bestemt kolonne. Praktisk, enig?
Således vil ethvert diagram, formel, område, hvor en smart tabel vil blive brugt til at tage data fra det, automatisk bruge opdaterede oplysninger.
Lad os nu tale mere detaljeret om, hvilke tabeller der kan have egenskaber.
Excel-tabeller: Egenskaber
Hver oprettet tabel kan have flere kolonneoverskrifter. Den første linje i området fungerer derefter som datakilde.
Desuden, hvis tabelstørrelsen er for stor, vises navnene på kolonnerne, når der rulles ned, i stedet for bogstaverne, der angiver de tilsvarende kolonner. Dette vil være til brugerens smag, da det ikke er nødvendigt at reparere områderne manuelt.
Det inkluderer også et autofilter. Men hvis du ikke har brug for det, kan du altid slå det fra i indstillingerne.
Også alle værdier, der er skrevet umiddelbart under den sidste celle i tabelkolonnen, er knyttet til den selv. Derfor kan de findes direkte i ethvert objekt, der bruger data fra den første kolonne i tabellen i sit arbejde.
Samtidig formateres nye celler til designet af tabellen, og alle formler, der er specifikke for denne kolonne, skrives automatisk ind i dem. Med enkle ord, for at øge størrelsen af tabellen og udvide den, skal du blot indtaste de korrekte data. Alt andet vil blive tilføjet af programmet. Det samme gælder for nye kolonner.
Hvis en formel indtastes i mindst én celle, spredes den automatisk til hele kolonnen. Det vil sige, at du ikke behøver at udfylde cellerne manuelt, alt vil ske automatisk, som vist i dette animerede skærmbillede.
Alle disse funktioner er gode. Men du kan selv tilpasse bordet og udvide dets funktionalitet.
Bordopstilling
Først skal du åbne fanen "Designer", hvor tabelparametrene er placeret. Du kan tilpasse dem ved at tilføje eller fjerne bestemte afkrydsningsfelter i gruppen "Tabelstilindstillinger".
Følgende muligheder er tilvejebragt:
- Tilføj eller fjern en overskriftsrække.
- Tilføj eller fjern en række med totaler.
- Gør linjer vekslende.
- Fremhæv ekstreme kolonner med fed skrift.
- Aktiverer eller deaktiverer udfyldning af stribede linjer.
- Deaktiver autofilter.
Du kan også indstille et andet format. Dette kan gøres ved hjælp af mulighederne i gruppen Tabeltypografier. I første omgang er formatet anderledes end ovenstående, men i så fald kan du altid tilpasse det look, du ønsker.
Du kan også finde gruppen "Værktøjer", hvor du kan oprette en pivottabel, slette kopier og konvertere tabellen til et standardområde.
Men den mest underholdende funktion er oprettelsen af skiver.
Et udsnit er en type filter, der vises i et separat grafisk element. For at indsætte det skal du klikke på knappen "Indsæt udsnit" med samme navn og derefter vælge de kolonner, du vil forlade.
Det er det, nu vises et panel, som viser alle de unikke værdier, der er indeholdt i cellerne i denne kolonne.
For at filtrere tabellen skal du vælge den kategori, der er mest interessant i øjeblikket.
Flere kategorier kan vælges ved hjælp af en slicer. For at gøre dette skal du trykke på Ctrl-tasten eller klikke på knappen i øverste højre hjørne til venstre for at fjerne filteret, før du starter valget.
For at indstille parametre direkte på båndet kan du bruge fanen med samme navn. Med dens hjælp er det muligt at redigere forskellige egenskaber for udsnittet: udseende, knapstørrelse, mængde og så videre.
Vigtigste begrænsninger af smarte borde
På trods af at Excel-regneark har mange fordele, bliver brugeren stadig nødt til at finde sig i nogle ulemper:
- Udsigterne virker ikke. Med enkle ord er der ingen måde at huske visse arkparametre på.
- Du kan ikke dele bogen med en anden person.
- Det er ikke muligt at indsætte subtotaler.
- Du kan ikke bruge matrixformler.
- Der er ingen måde at flette celler på. Men det anbefales ikke at gøre det.
Der er dog meget flere fordele end ulemper, så disse ulemper vil ikke være særligt mærkbare.
Eksempler på smarte bord
Nu er det tid til at tale om de situationer, hvor der er behov for smarte Excel-regneark, og hvilke handlinger der kan tages, som ikke er mulige med standardområdet.
Antag, at vi har en tabel, der viser de kontante kvitteringer fra køb af T-shirts. Den første kolonne indeholder navnene på gruppens medlemmer, og i de andre - hvor mange T-shirts der blev solgt, og hvilken størrelse de er. Lad os bruge denne tabel som et eksempel for at se, hvilke mulige handlinger der kan tages, hvilket er umuligt i tilfælde af en almindelig rækkevidde.
Opsummering med Excel-funktionalitet
I skærmbilledet ovenfor kan du se vores tabel. Lad os først opsummere alle størrelser af T-shirts individuelt. Hvis du bruger et dataområde til at nå dette mål, skal du manuelt indtaste alle formlerne. Hvis du opretter en tabel, vil denne byrde ikke længere eksistere. Det er nok bare at inkludere en vare, og derefter genereres linjen med totalerne af sig selv.
Højreklik derefter på et hvilket som helst sted. En pop op-menu vises med et "Tabel"-element. Det har en mulighed "total række", som du skal aktivere. Det kan også tilføjes via konstruktøren.
Yderligere vises en række med totaler nederst i tabellen. Hvis du åbner rullemenuen, kan du se følgende indstillinger der:
- Gennemsnit.
- Beløb.
- Maksimum.
- udligne afvigelse.
Og meget mere. For at få adgang til funktioner, der ikke er inkluderet i listen ovenfor, skal du klikke på punktet "Andre funktioner". Her er det praktisk, at rækkevidden automatisk bestemmes. Vi har valgt funktionen SUM, for i vores tilfælde skal vi vide, hvor mange T-shirts der blev solgt i alt.
Automatisk indsættelse af formler
Excel er et rigtig smart program. Brugeren ved måske ikke engang, at hun forsøger at forudsige sine næste handlinger. Vi har tilføjet en kolonne i slutningen af tabellen for at analysere salgsresultaterne for hver af køberne. Efter at have indsat formlen i den første række, kopieres den straks til alle andre celler, og derefter bliver hele kolonnen fyldt med de værdier, vi har brug for. Komfortabel?
sorteringsfunktion
Mange mennesker bruger kontekstmenuen til at bruge denne eller hin funktion. Der er næsten alle de handlinger, der i de fleste tilfælde skal udføres. Hvis du bruger smarte borde, så udvides funktionaliteten endnu mere.
For eksempel skal vi tjekke, hvem der allerede har overført forudbetalingen. For at gøre dette skal du sortere dataene efter den første kolonne. Lad os formatere teksten på en sådan måde, at det er muligt at forstå, hvem der allerede har foretaget en betaling, hvem der ikke har, og hvem der ikke har leveret de nødvendige dokumenter til dette. Den første vil være markeret med grøn, den anden med rød og den tredje med blå. Og antag, at vi står over for opgaven med at gruppere dem sammen.
Desuden kan Excel gøre alt for dig.
Først skal du klikke på rullemenuen i nærheden af overskriften til kolonnen "Navn" og klikke på punktet "Sortér efter farve" og vælge den røde skriftfarve.
Alt, nu er informationen om, hvem der har foretaget betalingen, tydeligt præsenteret.
Filtrering
Det er også muligt at tilpasse visning og skjulning af visse tabeloplysninger. For eksempel, hvis du kun vil vise de personer, der ikke har betalt, kan du filtrere dataene efter denne farve. Filtrering efter andre parametre er også mulig.
konklusioner
Således vil smarte regneark i Excel tjene som gode hjælpere til at løse eventuelle problemer, du bare skal stå over for.