Indhold
Nogle gange kan det være svært hurtigt og effektivt at matche projekternes tidslinjer. En grafisk repræsentation af projektdeadlines og milepæle vil hjælpe med at identificere eventuelle flaskehalse under planlægningen.
Det er selvfølgelig værd at overveje brugen af projektstyringssystemer. Et sådant system vil vise start- og sluttidspunkter for projektopgaverne på den generelle baggrund. Men sådanne systemer er ret dyre! En anden løsning er at prøve at bruge Excel-tidslinjesøjlediagrammet, når du planlægger at se alle konflikterne i projektet. Samarbejde med teamet og med tredjepartsspecialister vil være meget lettere, hvis alles handlinger kan ses på det samme ark!
Desværre er det ikke en nem opgave at oprette en tidslinje i Microsoft Excel. Jeg vil ikke anbefale at bygge et komplekst Gantt-diagram i Excel, men en simpel tidslinje kan oprettes ved at følge vores trin-for-trin instruktioner:
Trin 1: Forbered dataene
Til at begynde med har vi brug for en datatabel, i den venstre kolonne (kolonne А) indeholder alle opgavenavnene, og de to kolonner til højre er reserveret til opgavens startdato og varighed (kolonner В и С).
Trin 2: Opret et diagram
Fremhæv den forberedte datatabel og derefter på fanen indsatte (Indsæt) i sektion Diagrammer (Charts) klik Regnes Stablet (Stablet Bar).
Trin 3: Plot data på diagrammet korrekt
Dette trin er altid det sværeste, da diagrammet i første omgang er plottet med de korrekte data de forkerte steder, hvis disse data nogensinde dukkede op på diagrammet!
Klik på knappen Vælg data (Vælg Data) fanen Constructor (Design). Tjek hvad der er i området Forklaringselementer (rækker) (Legend Entries (Serie)) to elementer er skrevet – varighed (Varighed) og startdato (Startdato). Der bør kun være disse to elementer.
Lad mig gætte. Er al information flyttet eller flyttet til siden? Lad os ordne det.
Klik på for at rette dine data Tilføj (Tilføj) eller Skift (Rediger) i området Forklaringselementer (rækker) (Legend Entries (Serie)). For at tilføje en startdato skal du angive en celle B1 i marken Rækkenavn (Serienavn), og i feltet Værdierne (Serieværdier) – rækkevidde B2:B13. På samme måde kan du tilføje eller ændre varigheden af opgaver (Varighed) – i feltet Rækkenavn (Serienavn) angiver en celle C1, og i marken Værdierne (Serieværdier) – rækkevidde C2:C13.
Klik på knappen for at rydde op i kategorierne Skift (Rediger) i området Vandrette akseetiketter (kategorier) (Horizontale (Kategori) Akselabels). Dataområdet skal angives her:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
På dette tidspunkt skal diagrammet ligne et stablet diagram med opgavetitler på den lodrette akse og datoer på den vandrette akse.
Trin 4: Forvandling af resultatet til et Gantt-diagram
Det eneste, der skal gøres, er at ændre fyldfarven i de dele til venstre på alle de resulterende grafstænger til enten hvid eller gennemsigtig.
★ Læs mere om at lave et Gantt-diagram i artiklen: → Sådan bygger du et Gantt-diagram i Excel – trin for trin instruktioner
Trin 5: Forbedring af diagrammets udseende
Det sidste trin er at gøre diagrammet smukkere, så det kan sendes til lederen. Tjek den vandrette akse: kun projektvarighedsbjælkerne skal være synlige, dvs. vi skal fjerne den tomme plads, der dukkede op i det foregående trin. Højreklik på diagrammets vandrette akse. Et panel vises Akseparametre (Axis Options), hvor du kan ændre minimumsværdien for aksen. Tilpas farverne på Gantt-kortstængerne, sæt noget mere interessant. Glem endelig ikke titlen.
Tidslinje i Excel (Gantt-diagram) kan bruges til forskellige formål. Ledelsen vil helt sikkert sætte pris på, at du kan oprette sådan en tidsplan uden ekstra omkostninger ved at købe dyrt projektstyringssoftware!