Har du nogensinde lavet et rutediagram for et dokument eller en forretningsproces? Nogle virksomheder køber dyrt specialiseret software, der kan lave flowcharts med et par museklik. Andre virksomheder vælger en anden vej: De bruger et værktøj, som de allerede har, og som deres medarbejdere ved, hvordan de skal arbejde i. Jeg tror, du gættede, at vi taler om Microsoft Excel.
Lav en plan
Formålet med et flowchart er at vise den logiske struktur af de begivenheder, der skal ske, de beslutninger, der skal træffes, og konsekvenserne af disse beslutninger. Derfor bliver det uden tvivl nemmere at opbygge et flowchart, hvis du først bruger et par minutter på at få styr på tankerne. Et flowchart, der består af rodede, dårligt gennemtænkte trin vil ikke være til nogen nytte.
Så brug et par minutter på at tage noter. Det er lige meget i hvilket format, det vigtigste er at skrive ned hvert trin i processen og rette hver beslutning med mulige konsekvenser.
Tilpas varer
For hvert dispositionstrin skal du tilføje flowchartelementer til Excel.
- På fanen Avanceret indsatte (Indsæt) klik tal (Former).
- Den åbnede liste over figurer er opdelt i hovedgrupper. Rul ned til gruppen Blokdiagram (Flowchart).
- Vælg et element.
- For at tilføje tekst til et element skal du højreklikke på det og vælge Skift tekst (Rediger tekst).
- På fanen Avanceret Framework (Format) Menubånd Vælg stil og farveskema for elementet.
Når du er færdig med et element, skal du tilføje det næste element til det næste element i den påtænkte struktur, derefter det næste, og så videre, indtil hele strukturen vises på skærmen.
Vær opmærksom på formen af hvert flowchartelement. Formularen fortæller læseren, hvilken funktion der udføres ved hvert trin i strukturen. Det anbefales, at alle formularer bruges i overensstemmelse med deres generelt accepterede formål, da ikke-standard brug af formularer kan forvirre læserne.
Her er nogle af de mest almindelige ting:
- Start eller slutning af rutediagrammet:
- Arbejdsgang, procedure, der skal følges:
- En foruddefineret proces, såsom en genanvendelig subrutine:
- Databasetabel eller anden datakilde:
- At træffe en beslutning, såsom at vurdere, om den foregående proces blev udført korrekt. Forbindelseslinjerne, der udgår fra hvert hjørne af romben, svarer til forskellige mulige løsninger:
Organiser elementerne
Når alle elementer er indsat på arket:
- For at arrangere elementer i en lige kolonne, skal du vælge flere elementer ved at klikke på dem med musetasten nede Flytte, derefter på fanen Framework (Formater) klik Juster Center (Centreret).
- For at finjustere afstanden mellem flere elementer skal du vælge dem og på fanen Framework (Formater) klik Fordel lodret (Fordel lodret).
- Sørg for, at elementstørrelserne er de samme. Lav alle elementer i samme højde og bredde for at få dit flowchart til at se flot og professionelt ud. Elementets bredde og højde kan indstilles ved at indtaste de ønskede værdier i de relevante felter på fanen Framework (Format) Menubånd.
Opsæt linklinjer
På fanen Avanceret indsatte (Indsæt) klik tal (Former) og vælg en lige pil eller afsats med en pil.
- Brug en lige pil til at forbinde to elementer, der er i direkte rækkefølge.
- Brug en pilekant, når stikket skal bues, hvis du for eksempel vil vende tilbage til det forrige trin efter et beslutningselement.
Yderligere handlinger
Excel tilbyder mange ekstra elementer til oprettelse af flowcharts og en endeløs række af tilpasselige formateringsmuligheder. Du er velkommen til at eksperimentere og prøve alle tilgængelige muligheder!