Sammenligning af 2 filer i Excel for forskelle

Hver bruger kan støde på en situation, hvor de skal sammenligne to tabeller. Nå, som en sidste udvej skal alle sammenligne to kolonner. Ja, selvfølgelig er det yderst praktisk og behageligt at arbejde med Excel-filer. Beklager, dette er ikke en sammenligning. Selvfølgelig er visuel sortering af en lille tabel mulig, men når antallet af celler går i tusindvis, skal du bruge yderligere analytiske værktøjer.

Desværre er der endnu ikke åbnet en tryllestav, der giver dig mulighed for automatisk at sammenligne alle informationer med hinanden med et enkelt klik. Derfor skal du arbejde, nemlig at indsamle data, specificere de nødvendige formler og udføre andre handlinger, der giver dig mulighed for at automatisere sammenligninger i det mindste en smule.

Der er mange sådanne handlinger. Lad os se på nogle af dem.

Hvad er formålet med at sammenligne Excel-filer?

Der kan være en lang række årsager til, at flere Excel-filer sammenlignes. Før eller siden står hver bruger over for et sådant behov, og han har ikke sådanne spørgsmål. For eksempel vil du måske sammenligne data fra to rapporter for forskellige kvartaler for at se, om økonomien er gået op eller ned.

Eller alternativt skal læreren se, hvilke studerende der blev smidt ud af universitetet ved at sammenligne elevgruppens sammensætning sidste år og i år.

Der kan være et stort antal sådanne situationer. Men lad os gå videre til praksis, for emnet er ret komplekst.

Alle måder at sammenligne 2 tabeller på i Excel

Selvom emnet er komplekst, er det nemt. Ja, bliv ikke overrasket. Det er komplekst, fordi det består af mange dele. Men selve disse dele er nemme at forstå og udføre. Lad os se på, hvordan du kan sammenligne to Excel-regneark, direkte i praksis.

Ligestillingsformel og falsk sand test

Lad os selvfølgelig starte med den enkleste metode. Denne metode til at sammenligne dokumenter er mulig og inden for et ret bredt område. Du kan sammenligne ikke kun tekstværdier, men også numeriske. Og lad os tage et lille eksempel. Lad os sige, at vi har to områder med talformatceller. For at gøre dette skal du blot skrive lighedsformlen =C2=E2. Hvis det viser sig, at de er ens, vil "TRUE" blive skrevet i cellen. Hvis de er forskellige, så FALSK. Derefter skal du overføre denne formel til hele området ved hjælp af autofuldførelsesmarkøren.

Nu er forskellen synlig med det blotte øje.

Fremhævelse af distinkte værdier

Du kan også gøre værdier, der adskiller sig fra hinanden, fremhævet i en speciel farve. Dette er også en ret simpel opgave. Hvis det er nok for dig at finde forskelle mellem to værdiområder eller hele tabeller, skal du gå til fanen "Hjem" og vælge punktet "Find og fremhæv" der. Før du klikker på det, skal du sørge for at fremhæve det sæt celler, der gemmer oplysninger til sammenligning. 

I menuen, der vises, skal du klikke på menuen "Vælg en gruppe af celler ...". Dernæst åbnes et vindue, hvor vi skal vælge forskelle efter linjer som et kriterium.

Sammenligning af 2 tabeller ved hjælp af betinget formatering

Betinget formatering er en meget praktisk og vigtigst af alt funktionel metode, der giver dig mulighed for at vælge en farve, der fremhæver en anden eller samme værdi. Du kan finde denne mulighed på fanen Hjem. Der kan du finde en knap med det passende navn og i listen, der kommer frem, vælg "Administrer regler". En regelmanager vises, hvor vi skal vælge menuen "Opret regel".

Dernæst skal vi fra listen over kriterier vælge den, hvor der står, at vi skal bruge en formel til at bestemme de celler, der vil blive formateret på en særlig måde. I beskrivelsen af ​​reglen skal du angive en formel. I vores tilfælde er dette =$C2<>$E2, hvorefter vi bekræfter vores handlinger ved at trykke på knappen “Format”. Derefter indstiller vi cellens udseende og ser, om vi kan lide det gennem et specielt minivindue med en prøve. 

Hvis alt passer, skal du klikke på knappen "OK" og bekræfte handlingerne.

I Betinget formateringsreglerstyring kan brugeren finde alle de formateringsregler, der er gældende i dette dokument. 

COUNTIF-funktion + tabelsammenligningsregler

Alle de metoder, vi beskrev tidligere, er praktiske for de formater, hvis format er det samme. Hvis tabellerne ikke tidligere var bestilt, så er den bedste metode at sammenligne to tabeller ved hjælp af funktionen TÆL.HVIS og regler. 

Lad os forestille os, at vi har to områder med lidt forskellige oplysninger. Vi står over for opgaven med at sammenligne dem og forstå, hvilken værdi der er anderledes. Først skal du vælge det i det første område og gå til fanen "Hjem". Der finder vi det tidligere velkendte element "Betinget formatering". Vi opretter en regel og sætter reglen til at bruge en formel. 

I dette eksempel er formlen som vist på dette skærmbillede.

Derefter indstiller vi formatet som beskrevet ovenfor. Denne funktion analyserer værdien i celle C1 og ser på det område, der er angivet i formlen. Det svarer til den anden kolonne. Vi er nødt til at tage denne regel og kopiere den over hele området. Hurra, alle celler med ikke-gentagende værdier er fremhævet.

VLOOKUP-funktion til at sammenligne 2 tabeller

I denne metode vil vi overveje funktionen VPR, som tjekker om der er nogen match i to tabeller. For at gøre dette skal du indtaste formlen vist på billedet nedenfor og overføre den til hele det område, der bruges til sammenligning.

Denne funktion itererer over hver værdi og ser, om der er nogen dubletter fra den første kolonne til den anden. Nå, efter at have udført alle operationerne, er denne værdi skrevet i cellen. Hvis det ikke er der, så får vi #N/A-fejlen, som er ganske nok til automatisk at forstå, hvilken værdi der ikke matcher.

IF funktion

Logisk funktion HVIS – dette er en anden god måde at sammenligne to intervaller på. Det vigtigste ved denne metode er, at du kun kan bruge den del af arrayet, der sammenlignes, og ikke hele tabellen. Dette sparer ressourcer for både computeren og brugeren.

Lad os tage et lille eksempel. Vi har to kolonner – A og B. Vi skal sammenligne nogle af oplysningerne i dem med hinanden. For at gøre dette skal vi forberede en anden servicekolonne C, hvor følgende formel er skrevet.

Brug af en formel, der bruger funktioner IF, FEJL и MERE UDSAT du kan iterere over alle de ønskede elementer i kolonne A, og derefter i kolonne B. Hvis det blev fundet i kolonne B og A, returneres det til den tilsvarende celle.

VBA makro

En makro er den mest komplekse, men også den mest avancerede metode til at sammenligne to tabeller. nogle sammenligningsmuligheder er generelt ikke mulige uden VBA-scripts. De giver dig mulighed for at automatisere processen og spare tid. Alle de nødvendige operationer til dataforberedelse, hvis de er programmeret én gang, vil fortsat blive udført.

Baseret på det problem, der skal løses, kan du skrive et hvilket som helst program, der sammenligner data uden nogen brugerindblanding.

Hvordan man sammenligner filer i Excel

Hvis brugeren har sat sig selv til opgave (nå, eller han har fået en) at sammenligne to filer, så kan dette gøres ved to metoder på én gang. Den første bruger en specialiseret funktion. For at implementere denne metode skal du følge instruktionerne:

1. Åbn de filer, du vil sammenligne.
2. Åbn fanen "Vis" - "Vindue" - "Vis side om side".

Derefter åbnes to filer i ét Excel-dokument.

Det samme kan gøres med almindelige Windows-værktøjer. Først skal du åbne to filer i forskellige vinduer. Tag derefter et vindue og træk det til venstre side af skærmen. Åbn derefter et andet vindue og træk det til højre side. Herefter vil de to vinduer være side om side. 

Betinget formatering for at sammenligne 2 excel-filer

Meget ofte betyder sammenligning af dokumenter at vise dem ved siden af ​​hinanden. Men i nogle tilfælde er det muligt at automatisere denne proces ved hjælp af betinget formatering. Med den kan du tjekke, om der er forskelle mellem arkene. Dette giver dig mulighed for at spare tid, der kan bruges til andre formål.

Først skal vi overføre de sammenlignede ark til ét dokument. 

For at gøre dette skal du højreklikke på det relevante ark og derefter klikke på knappen "Flyt eller kopier" i pop op-menuen. Derefter vises en dialogboks, hvor brugeren kan vælge det dokument, som dette ark skal indsættes i.

Dernæst skal du vælge alle de ønskede celler for at vise alle forskellene. Den nemmeste måde at gøre dette på er ved at klikke på den øverste venstre celle og derefter trykke på tastekombinationen Ctrl + Shift + End.

Derefter skal du gå til vinduet med betinget formatering og oprette en ny regel. Som et kriterium bruger vi en formel, der er egnet i et bestemt tilfælde, derefter sætter vi formatet.

Bemærk: cellernes adresser skal angives dem, der er på et andet ark. Dette kan gøres via formelindtastningsmenuen.

Sammenligning af data i Excel på forskellige ark

Antag, at vi har en liste over medarbejdere, der også viser deres lønninger. Denne liste opdateres hver måned. Denne liste er kopieret til et nyt ark.

Antag, at vi skal sammenligne lønninger. I dette tilfælde kan du bruge tabeller fra forskellige ark som data. Vi vil bruge betinget formatering til at fremhæve forskellene. Alt er enkelt.

Med betinget formatering kan du lave effektive sammenligninger, selvom navnene på medarbejderne er i en anden rækkefølge.

Sådan sammenligner du 2 ark i excel-regneark

Sammenligning af oplysninger placeret på to ark udføres ved hjælp af funktionen MERE UDSAT. Som dens første parameter er der et par værdier, som du skal kigge efter på arket, der er ansvarligt for den næste måned. Marts ganske enkelt. Vi kan udpege det viste område som en samling af celler, der er en del af de navngivne områder, kombineret i par.

Så du kan sammenligne strenge efter to kriterier – efternavn og løn. Nå, eller enhver anden, defineret af brugeren. For alle matches, der kunne findes, skrives et tal i den celle, hvor formlen er indtastet. For Excel vil denne værdi altid være sand. Derfor, for at formateringen kan anvendes på de celler, der var anderledes, skal du erstatte denne værdi med AT LYVE, ved hjælp af funktionen =IKKE().

Værktøj til sammenligning af regneark

Excel har et særligt værktøj, der giver dig mulighed for at sammenligne regneark og fremhæve ændringer automatisk. 

Det er vigtigt at bemærke, at dette værktøj kun er tilgængeligt for de brugere, der har købt Professional Plus-kontorpakker.

Du kan åbne den direkte fra fanen "Hjem" ved at vælge punktet "Sammenlign filer".

Derefter vises en dialogboks, hvor du skal vælge den anden version af bogen. Du kan også indtaste internetadressen, hvor denne bog er placeret.

Når vi har valgt to versioner af dokumentet, skal vi bekræfte vores handlinger med OK-tasten.

I nogle tilfælde kan der opstå en fejl. Hvis det vises, kan det indikere, at filen er beskyttet med adgangskode. Når du har klikket på OK, bliver du bedt om at indtaste det. 

Sammenligningsværktøjet ligner to Excel-regneark ved siden af ​​hinanden i det samme vindue. Afhængigt af om information er blevet tilføjet, fjernet, eller der er sket en ændring i formlen (samt andre typer handlinger), er ændringerne fremhævet i forskellige farver. 

Hvordan man fortolker sammenligningsresultater

Det er meget enkelt: forskellige typer af forskelle er angivet med forskellige farver. Formatering kan strække sig til både cellefyld og selve teksten. Så hvis data blev indtastet i cellen, er fyldningen grøn. Hvis noget bliver uklart, har tjenesten selv symboler, der viser, hvilken type ændring der er fremhævet i hvilken farve.