Konverter CSV til Excel som en tabel

Indholdet af databaser udpakkes normalt som en .csv-fil. Det er dog kun en tekstfil, der ikke er særlig læsbar. For at arbejde med indholdet af databasen er det nødvendigt at præsentere det i et andet format - ofte er Excel-ark mest praktiske. Om hvilke metoder der findes til at gøre dette, hvilken der er bedre, og hvilke fejl der er ved overførsel af data, vil blive diskuteret i denne artikel.

Sådan konverteres CSV til Excel-format

Der er forskellige måder, hvorpå et CSV-dokument, der er downloadet fra en database, kan overføres til Excel. Vi vil diskutere tre af dem:

1. Direkte åbning i Excel.
2. Åbning via Windows Stifinder.
3. Importer dokument med formatændring.

Åbning af et CSV-dokument i Excel

Excel kan åbne .csv-dokumenter direkte uden konvertering. Formatet ændres ikke efter åbning på denne måde, .csv-udvidelsen gemmes – selvom udvidelsen kan ændres efter redigering.

1. Start Excel, klik på "File (Felt)", Derefter"Åbne".
2. I det vindue, der vises, skal du vælge muligheden "Tekstfilerfra den udvidede liste.

3. Find det dokument, du skal bruge, og dobbeltklik på det.

.csv-dokumenter åbnes i Excel med det samme uden yderligere manipulationer. Men .txt-filer kræver konvertering – et vindue vil dukke op "Tekstimport-guider".

Der er tilfælde, hvor det er bedre ikke at åbne dokumentet direkte, men at ringe Mestre. Denne tilgang er berettiget i følgende tilfælde:

• det skilletegn, der bruges i dokumentet, er ikke-standard, eller der er flere varianter af dem;
• dokumentet indeholder datoer i forskellige formater;
• du konverterer tal, der starter med nuller og ønsker at beholde dem på den måde;
• før du overfører data, vil du gerne se, hvordan slutresultatet vil se ud;
• du generelt ønsker mere bærbarhed.

Mestre starter, hvis du ændrer dokumentudvidelsen til .txt. Du kan også begynde at importere en fil anderledes, hvilket vil blive diskuteret senere, efter at have beskrevet den anden metode til åbning.

Hvis du foretager ændringer i dokumentet, efter du har åbnet det, vil Excel bede dig om at gemme det som .xls (eller .xlsx), fordi ellers vil noget af formateringen gå tabt. Så vil der altid være mulighed for at ændre formatet tilbage, dog kan en anden del af indholdet gå tabt – nuller kan forsvinde i begyndelsen af ​​numrene, nogle af posterne kan ændre udseende.

Åbning af et CSV-dokument via Windows Stifinder

Denne vej er ikke grundlæggende forskellig fra den forrige. For at åbne et dokument skal du blot dobbeltklikke på det i Windows Stifinder.

Før du åbner, skal du sikre dig, at der ved siden af ​​dokumentnavnet er et ikon for Excel-programmet, og ikke et andet - det betyder, at Excel er valgt som det program, der skal åbne sådanne filer. Ellers åbnes et andet program. Du kan ændre det til Excel på denne måde:

1. Kald kontekstmenuen ved at højreklikke på en vilkårlig .csv-fil og anvend Åbn med... > Vælg program.
2. Vælg Excel (skrivebord) of Anbefalede programmer, udpeg det som et program, der altid skal bruges til sådanne filer (marker afkrydsningsfeltet nedenfor), og luk vinduet ved at trykke på OK.

Importer CSV til Excel

Det er også muligt at omdanne det åbnede dokument til en Excel-projektmappe. Formatet ændres til .xls for tidligere versioner af Excel (2000, 2003) og .xlsx for alle andre. Alt indhold vil blive vist på ét ark.

1. Klik på cellen i arket, hvor importen skal starte. Dette er normalt den allerførste celle i tabellen, A1. Fra det, vil lige så mange rækker, som der er i den åbnede fil, og så mange kolonner, som der er værdier i hver kolonne, blive udfyldt.
2. Under fanen "Data" i en gruppe"Hentning af eksterne data" Vælg "Fra tekst".

3. Find det ønskede dokument i vinduet, der vises, og dobbeltklik på det (du kan også bruge knappen Importere nederst i vinduet).

4. Dernæst skal du følge trin-for-trin instruktionerne fra den åbnede Tekstimport-guider.

Billedet nedenfor viser det originale dokument og det forventede resultat. For at alt skal se præcis sådan ud efter import, skal du anvende forskellige indstillinger, som vil blive diskuteret senere.

Trin 1. Guiden vil bede dig om at vælge en filtype - som du måske kan gætte, vil det være "med separatorer" (på engelsk - afgrænset), og den linje, hvorfra indholdsoverførslen vil begynde - sandsynligvis skal du starte med vilkår 1hvis du ikke kun vil overføre en del af indholdet. Vinduet nedenfor viser de første linjer fra det valgte dokument.

Trin 2. Nu skal du forstå, hvilken der bruges separator (der kan være mere end én) i filen, og angiv dette tegn i Masters. Den har muligheder for at vælge mellem standardafgrænsninger, men hvis der bruges et atypisk tegn i dokumentet, kan du vælge Andet og indtast det ønskede tegn. I filen brugt til demonstrationen er afgrænsningerne − Komma и Tab. Kommaer adskiller celler med produktkarakteristika, såsom serienummer og antal solgte eksemplarer, og faner adskiller et produkt fra et andet - oplysninger om hver skal begynde på en ny linje.

Det er også nødvendigt at definere og specificere tekstafgrænsning. Dette er et tegn placeret før og efter hvert stykke tekst, der skal være placeret i én celle. Takket være afgrænseren opfattes hvert sådant segment som en separat værdi, selvom der inde i det er tegn valgt til at adskille værdierne. I vores dokument er hver værdi indrammet med anførselstegn - derfor, selvom den indeholder et komma (for eksempel "begyndelse, fortsæt"), vil al dens tekst blive placeret i én celle og ikke i to på hinanden følgende.

Trin 3 Her er det nok at se på forhåndsvisningen og, hvis den ikke viser nogen uacceptable fejl, klik Finish. Det kan ske, at nogle af værdierne ikke adskilles af en separator, men af ​​flere, som et resultat vil celler uden værdier vises mellem dem. For at forhindre dette i at ske, skal du markere afkrydsningsfeltet Behandl på hinanden følgende afgrænsninger som én.

5. Vælg destinationsstien (det kan være et nyt ark eller et eksisterende ark), og klik OKfor at fuldføre importprocessen.

Du kan også klikke på Materialer - der er andre muligheder. For eksempel kan du formatere indhold, tilpasse opmærkning og hvordan oplysninger opdateres.

Nogle gange er resultatet af konverteringen langt fra forventet. Hvordan dette resultat kan ændres, vil blive diskuteret i næste afsnit af artiklen.

Problemer under konvertering og deres løsninger

I al den tid, CSV-formatet har eksisteret, har ingen brudt sig om at dokumentere det officielt. Derfor, selvom det antages, at kommaer skal bruges til at adskille værdier, bruger forskellige databaser faktisk forskellige separatorer - semikolon, tabulatorer og andre.

Tekstafgrænsninger kan også variere – oftest er de enten anførselstegn eller et byteordremærke. Der er måske slet ikke nogen afgrænsninger – så opfattes tegnet som skilletegn altid sådan (så er det normalt ikke et komma – det bruges for ofte i teksten – men et andet, mindre almindeligt tegn).

Ikke-standardfiler åbner muligvis ikke korrekt - for at de kan vises som de skal, skal du ændre indstillingerne på computeren eller åbningsprogrammet. Lad os se, hvilke vanskeligheder der er, og hvilke løsninger der findes for dem.

Filen åbnes ikke korrekt

Beviser. Hele indholdet af dokumentet er placeret i den første kolonne.

Årsag. Dokumentet bruger et tegn som afgrænsning, der ikke er angivet som sådan i computerindstillingerne, eller er reserveret til en anden funktion. For eksempel kan et komma reserveres til at adskille decimaldele af et tal, og kan derfor ikke adskille værdier i en fil.

Løsninger. Der er forskellige måder at løse dette problem på:

1. Skift skilletegn i selve dokumentet. Åbn det i Notesblok eller en lignende editor, og indtast følgende tekst i den indledende linje (tom, alle data skal være i linjerne nedenfor:

• for at ændre separatoren til et komma: september
• for at skifte til semikolon: sep=;

En anden karakter skrevet efter sep = i den indledende linje, vil også blive en afgrænsning.

2. Skilletegn brugt i filen kan også angives i selve Excel. I versioner 2016, 2013 eller 2010 skal du åbne fanen data og vælg “Tekst efter kolonner" i en gruppe"Arbejde med data”.

Dette åbner vinduet "Guider til fordeling af tekst i kolonner". Der, fra de foreslåede dataformater, skal du vælge dem med separatorer. Så skal du trykke Næste og efter at have valgt en afgrænsning, Finish.

3. For automatisk at åbne et dokument med Importguide, og ikke kun i et Excel-ark, udvidelsen kan ændres fra .csv til .txt. PÅ Masters det er muligt at angive et hvilket som helst tegn som en separator - hvordan man gør dette, forklarede artiklen tidligere.
4. Brug VBA. Du kan bruge f.eks. – den er velegnet til Excel 2000 eller 2003. Koden kan ændres, så den passer til andre versioner.

De ovenfor præsenterede løsninger er designet til individuelle dokumenter, hvis indstillinger adskiller sig fra de sædvanlige. Disse handlingssekvenser skal anvendes for hver fil, der ikke åbnes korrekt. Hvis de fleste af dokumenterne ikke åbner korrekt, er den bedste løsning måske at ændre computerens indstillinger – dette diskuteres i den femte løsning.

5. Skift separator og decimaltegn i computerindstillinger

В kontrol panel, kaldet af knappen Starten, Vælg "Ekstra muligheder” fra listen "Regionale standarder". Når du har klikket, vises et vindueFormatindstilling" – i den kan du vælge “Listeskiller" og separatoren for tallets heltal og brøkdele. Hvis filerne kræver et komma som afgrænsning, skal du først angive punktum som decimalkomma. Det kan vise sig at være omvendt – du skal bruge et semikolon som skilletegn. Så for fraktioner kan du efterlade et hvilket som helst tegn, dette vil ikke forårsage en konflikt.

Klik på, når alle indstillinger er udført OK på begge de to åbne vinduer – de lukker, og ændringerne gemmes. Husk, at de nu virker for alle programmer på computeren.

Fjern indledende nuller

Tilmeld. Nogle af værdierne i kildedokumentet er tal, der starter med nuller, der ikke er adskilt af et brøktegn (f.eks. cifre og koder med et fast antal cifre, logins og adgangskoder, måler- og instrumentaflæsninger). I Excel forsvinder nullerne i begyndelsen af ​​sådanne tal. Hvis du redigerer filen og derefter gemmer den som en Excel-projektmappe, vil det ikke længere være muligt at finde i denne projektmappe, hvor de tal med nuller var.

Årsag. Excel har separate formater til tekst og tal. I tekstfiler er der ingen sådan adskillelse, og derfor tildeler Excel det generelle format til alle værdier. Det betyder, at tekst vises som tekst, og tal uden alfabetiske tegn vises som et tal, der ikke kan starte med nuller.

Løsning. Skift udvidelsen til .txt for at aktivere importguiden, når du åbner dokumentet. Når du kommer til trin 3, skal du ændre formatet på kolonner med tal, der starter med nuller, til tekst.

Nogle af værdierne ligner datoer

Tilmeld. Datoer viser værdier, der oprindeligt er almindelig tekst eller tal.

Årsag. Det generelle format involverer at omdanne værdier til datoer, der ligner dem for Excel. Hvis CSV-dokumentet indeholder en enkelt værdi som f.eks may12, så vil det i Excel-arket blive vist som en dato.

Løsning. Svarende til det i det foregående tilfælde. Skift udvidelsen til .txt, in Masters ændre formatet af værdier konverteret til datoer til tekst.

Hvis du tværtimod ønsker at vise indholdet af en bestemt kolonne som datoer, skal du indstille formatet for det dato. Der er flere typer datoformater, så vælg det du har brug for fra listen.

Sådan importerer du flere CSV-filer til Excel

Excel kan åbne flere CSV-filer på én gang.

1. Presse Fil> Åbn og vælg indstillingen Tekstfiler fra rullelisten nedenfor.
2. For at vælge flere filer side om side, skal du først vælge den første og derefter klikke Flytte og klik på den sidste. Ud over de valgte filer vil alle filer imellem blive valgt.
3. Klik Åbne.

Ulempen ved denne metode er, at hver valgt fil åbnes separat i Excel. Flytning fra et dokument til et andet kan øge tidsomkostningerne. Det er dog så muligt at kopiere indholdet af dem alle til ark i samme projektmappe.

Forklaringen var lang, men nu vil du være i stand til at åbne enhver CSV-fil i Excel uden større besvær. Hvis noget virker uforståeligt ved første øjekast, skal du blot følge de angivne trin, og alt vil blive klart.