Indhold
Har du nogensinde fået til opgave at lave et flowchart til at kortlægge forretningsprocesserne i en organisation. Nogle virksomheder betaler for dyr, højt specialiseret software, der bygger flowcharts med blot et par trin og klik. Andre virksomheder foretrækker at bruge eksisterende værktøjer, der vil være lige så nemme, når du først har lært dem. En af dem er Excel.
Planlæg dine skridt
Da formålet med et flowchart er at markere den logiske rækkefølge af begivenheder, beslutninger, der træffes, og resultaterne af disse beslutninger, finder de fleste mennesker, at det er bedst at repræsentere dette i form af et flowchart. Og de finder det meget nemmere at gøre dette, hvis de bruger et par minutter på at organisere deres tanker.
Og det er det faktisk. Hvis dine tanker ikke er gennemtænkt nok, så vil flowchartet ikke være godt.
Derfor, før du fortsætter direkte til oprettelsen af et rutediagram, anbefales det at lave visse bemærkninger. Formatet, som de vil blive udført i, er ikke så vigtigt. Det vigtigste er at liste hvert trin i processen for at bestemme hver beslutning og dens konsekvenser.
Indstilling af elementer
- Gå til fanen "Indsæt", hvor du finder elementet "Shapes".
- Derefter vises en liste over figurer, organiseret efter grupper. Dernæst skal du se dem alle igennem, indtil gruppen "Flowchart" er fundet.
- Vælg det ønskede element.
- For at tilføje tekst skal du højreklikke på elementet og vælge "Skift tekst" fra kontekstmenuen.
Til sidst skal du på formateringsbåndet vælge en stil og et farveskema til rutediagrammet.
Når du har valgt det ønskede element, skal du tilføje det næste for et specifikt element og fortsætte, indtil hvert trin vises.
Derefter skal formen, der viser hvert element i rutediagrammet, mærkes. Så vil den, der ser det, forstå, hvilken rolle hvert element i rutediagrammet spiller i det, og hvordan det er relateret til andre.
Hver figur udfører sin standardfunktion. Hvis du bruger elementerne i diagrammet forkert, kan nogen, der ser det, misforstå dig.
Her er nogle af de mest almindelige elementer:
- Begyndelsen eller slutningen af rutediagrammet.
- Arbejdsprocessen.
- En foruddefineret proces, såsom tilbagevendende rutiner.
- Datakilde. Det kan enten være en tabel eller en form for dokument eller en hjemmeside.
- Beslutninger taget. Det kan for eksempel være en kontrol af rigtigheden af en præ-eksekveret proces. Fra hvert hjørne af romben kan der være streger, der viser resultaterne af den trufne beslutning.
Bestilling af elementer
Når elementerne er placeret de rigtige steder, kan du følge disse trin:
- For at arrangere elementer i en kolonne skal du vælge flere elementer ved at trykke på SHIFT-tasten og derefter trykke på hver af dem, og derefter vælge Juster centreret på fanen Format.
- Hvis du har brug for at lave de samme mellemrum mellem elementerne lodret, så skal du vælge dem og derefter vælge punktet "Fordel lodret" på samme fane.
- Dernæst skal du sørge for, at størrelserne på alle elementer er de samme for at gøre diagrammet mere visuelt tiltalende.
Link linje opsætning
På fanen "Indsæt" er der et element "Former", hvor du skal vælge en pil. Det kan enten være lige eller vinklet. Den første bruges til elementer i direkte rækkefølge. Hvis du skal vende tilbage til et bestemt trin efter at have fuldført alle handlingerne, bruges en buet linje.
Hvad er det næste?
Generelt tilbyder Excel et stort antal figurer til kortlægning. Nogle gange kan du ignorere standarderne og tænde for kreativiteten. Dette vil kun gavne.