Denne del af selvstudiet beskriver, hvordan du opretter en pivottabel i Excel. Denne artikel er skrevet til Excel 2007 (såvel som senere versioner). Instruktioner til tidligere versioner af Excel kan findes i en separat artikel: Hvordan opretter man en pivottabel i Excel 2003?
Som et eksempel kan du overveje følgende tabel, som indeholder salgsdata for en virksomhed for første kvartal af 2016:
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Dato | Faktura ref | beløb | Salgsrepræsentant. | Område |
| 2 | 01/01/2016 | 2016 - 0001 | $ 819 | Barnes | Nord |
| 3 | 01/01/2016 | 2016 - 0002 | $ 456 | Brun | Syd |
| 4 | 01/01/2016 | 2016 - 0003 | $ 538 | Jones | Syd |
| 5 | 01/01/2016 | 2016 - 0004 | $ 1,009 | Barnes | Nord |
| 6 | 01/02/2016 | 2016 - 0005 | $ 486 | Jones | Syd |
| 7 | 01/02/2016 | 2016 - 0006 | $ 948 | Smith | Nord |
| 8 | 01/02/2016 | 2016 - 0007 | $ 740 | Barnes | Nord |
| 9 | 01/03/2016 | 2016 - 0008 | $ 543 | Smith | Nord |
| 10 | 01/03/2016 | 2016 - 0009 | $ 820 | Brun | Syd |
| 11 | ... | ... | ... | ... | ... |
Til at begynde med, lad os oprette en meget simpel pivottabel, der viser det samlede salg for hver af sælgerne i henhold til tabellen ovenfor. For at gøre dette skal du gøre følgende:
- Vælg en hvilken som helst celle fra dataområdet eller hele området, der skal bruges i pivottabellen.OPMÆRKSOMHED: Hvis du vælger én celle fra et dataområde, vil Excel automatisk registrere og vælge hele dataområdet for pivottabellen. For at Excel kan vælge et område korrekt, skal følgende betingelser være opfyldt:
- Hver kolonne i dataområdet skal have sit eget unikke navn;
- Dataene må ikke indeholde tomme linjer.
- Klik på knappen oversigtstabel (Pivotabel) i afsnit tabeller (Tabeller) fanen indsatte (Indsæt) Excel-menubånd.
- En dialogboks vises på skærmen. Opret en pivottabel (Opret pivottabel) som vist i figuren nedenfor.
Sørg for, at det valgte område matcher det celleområde, der skal bruges til at oprette pivottabellen. Her kan du også angive, hvor den oprettede pivottabel skal indsættes. Du kan vælge et eksisterende ark for at indsætte en pivottabel på det, eller mulighed – Til et nyt ark (Nyt arbejdsark). klik OK. - En tom pivottabel vises, samt et panel Pivottabelfelter (Pivottabel feltliste) med flere datafelter. Bemærk, at disse er overskrifterne fra det originale datablad.
- I paneler Pivottabelfelter (Pivottabel feltliste):
- træk og slip Salgsrepræsentant. til området Rækker (Rækkeetiketter);
- træk og slip beløb в Værdierne (Værdier);
- Vi tjekker: in Værdierne (Værdier) skal være en værdi Beløbsfelt Beløb (Summen af beløb), а не Beløb efter felt Beløb (Beløbstælling).
I dette eksempel er kolonnen beløb indeholder numeriske værdier, så arealet Σ Værdier (Σ Værdier) vil blive valgt som standard Beløbsfelt Beløb (Summen af Beløb). Hvis i en kolonne beløb vil indeholde ikke-numeriske eller tomme værdier, så kan standard pivottabellen vælges Beløb efter felt Beløb (Beløbstælling). Hvis dette sker, kan du ændre mængden til mængden som følger:
- I Σ Værdier (Σ Værdier) klik på Beløb efter felt Beløb (Optælling af beløb), og vælg muligheden Valgmuligheder for værdifelt (Værdifeltindstillinger);
- På fanen Avanceret Produktion (Opsummer værdier efter) vælg en operation Sum (Sum);
- Klik her OK.
Sørg for, at det valgte område matcher det celleområde, der skal bruges til at oprette pivottabellen. Her kan du også angive, hvor den oprettede pivottabel skal indsættes. Du kan vælge et eksisterende ark for at indsætte en pivottabel på det, eller mulighed – Til et nyt ark (Nyt arbejdsark). klik OK.
Pivottabellen vil blive udfyldt med salgstotaler for hver sælger, som vist på billedet ovenfor.
Hvis du vil vise salgsmængder i monetære enheder, skal du formatere de celler, der indeholder disse værdier. Den nemmeste måde at gøre dette på er at fremhæve de celler, hvis format du vil tilpasse og vælge formatet Monetære (Valuta) sektion nummer (Nummer) fanen Home (Hjem) Excel-menubånd (som vist nedenfor).
Som et resultat vil pivottabellen se sådan ud:
- pivottabel før indstilling af talformat
- pivottabel efter indstilling af valutaformat
Bemærk venligst, at standardvalutaformatet afhænger af systemindstillingerne.
Anbefalede pivottabeller i seneste versioner af Excel
I nyere versioner af Excel (Excel 2013 eller nyere), på indsatte (Indsæt) knap til stede Anbefalede pivottabeller (Anbefalede pivottabeller). Baseret på de valgte kildedata foreslår dette værktøj mulige pivottabelformater. Eksempler kan ses på Microsoft Office-webstedet.