Når vi sætter os ned for at skrive noget om forretning, vil vi altid have noget.
For eksempel vil vi sælge et produkt — og vi skriver et kommercielt tilbud. Vi vil gerne have et job — og vi skriver et brev til en potentiel arbejdsgiver og vedhæfter et CV til brevet. Vi ønsker, at det utætte tag skal ordnes — og vi skriver en udtalelse til Boligkontoret.
Med andre ord, vi forsøger at overbevise adressaten om at gøre noget - det vil sige, vi påtager os et overbevisende brev. Samtidig ønsker adressaten - køberen, arbejdsgiveren og boligkontoret - ikke nødvendigvis at blive overbevist. Oftere end ikke er han ikke ivrig efter at købe hos os, ansætte os eller reparere vores tag. Hvordan opnår du dit?
Husker du det russiske eventyr «Frøprinsessen»? I den tager Ivan Tsarevich, der tåbeligt brænder sin kones frøhud, afsted for at redde hende (hans kone, ikke huden) fra Koshcheis kløer. På vejen møder Ivan en bjørn, en hare og en and. Fra sult og mangel på miljøuddannelse stræber Ivan Tsarevich efter at skyde dem alle. Og som svar hører han den berømte sætning: "Dræb mig ikke, Ivan Tsarevich, jeg vil stadig være nyttig for dig." Denne sætning er dit brev i miniature. Den har et mål - "ikke dræb", og argumenter - "Jeg vil være nyttig for dig." Og vær opmærksom. Hvert af dyrene har højst sandsynligt tusinde grunde til, hvorfor de ikke bør spises: de har en familie, børn, og generelt vil de leve ... Men dyrene fortæller ikke Ivan om dette - fordi det er af ringe interesse for ham . De siger, at de vil være nyttige for ham. Det vil sige, de overbeviser ifølge ordningen "Gør det på min måde, og du vil få det og det."
Og hvordan overbeviser vi for eksempel vores kunder?
Lad os sige, at vores virksomhed sælger softwareprodukter til dokumentstyring. Disse programmer giver dig mulighed for at konvertere en klients papirarkiv til elektronisk form og arbejde med det på en computer uden problemer. Sagen er bestemt nyttig - men kunderne gennemsøger endnu ikke markedet i deres søgen efter sådanne programmer. Vi er nødt til at tilbyde dem disse programmer. Vi sætter os ned og udsender noget som dette:
Vi tilbyder dig softwareprodukter til elektronisk dokumenthåndtering. Disse produkter giver dig mulighed for at scanne dokumenter, uploade dem til en elektronisk database, indeksere og søge efter nøgleord, gemme en historik over dokumentændringer og om nødvendigt udskrive papirkopier...
Kan kunderne se, at alt dette er nyttigt for dem? Hvis de havde, ville de allerede lede efter sådanne programmer. Men hvis de ikke ser det, hvordan kan de så blive overbevist? Forestil dig, hvor mange dokumenter der oprettes og sendes på tværs af virksomheden i dag. Hvor mange mapper, mapper, stativer, skabe, rum! Hvor mange kurerer, lagerholdere, arkivarer! Hvor meget papirstøv! Hvor meget bøvl at finde et stykke papir for et år siden! Hvilken hovedpine, hvis dette stykke papir pludselig er tabt! Det er der, vi kan «nyttigt», det er det, der er værd at skrive om.
Vi tilbyder dig softwareprodukter til elektronisk dokumenthåndtering. Disse produkter giver virksomheden mulighed for at slippe af med den evige hovedpine, der er forbundet med papirworkflow. Du behøver ikke længere at trække og slippe omfangsrige dokumentmapper, afsætte plads til at opbevare dem, bekymre dig om dine papirbjerge før hvert brandinspektion. Ingen grund til at bruge timer eller endda dage på at lede efter det rigtige brev eller notat...
Start med et problem eller en mulighed
Hvad kan man ellers gøre, hvordan man ellers trylle med de elskede ord? Lad os se nærmere på vores "Gør det på min måde, så får du det og det" formel. Formlen er farlig! Vi siger: "Gør det på min måde," og læseren svarer "det vil jeg ikke!", vender sig om og går. Vi skriver ”Vi tilbyder dig softwareprodukter”, og han tænker ”det har jeg ikke brug for”, og smider brevet. Alle vores argumenter redder os ikke - de når simpelthen ikke frem. Hvordan skal man være? Vend formlen! "Vil du have det og det? Gør det på min måde, og du får det!»
Hvordan kunne dette tilpasses vores salg af softwareprodukter? Papirworkflow er hovedpinen i den moderne virksomhed. Voldsomme mapper med dokumenter, rækker af hylder, et separat rum til arkivet. Konstant papirstøv, evige krav fra brandinspektører, kontroller... At finde et dokument er et problem, og at miste et dokument er dobbelt et problem, fordi det ikke kan gendannes. Du kan slippe af med denne hovedpine - bare skift til elektronisk dokumenthåndtering. Hele arkivet vil blive placeret på et diskarray. Ethvert dokument kan findes på få sekunder. Automatisk backup vil beskytte dig mod at miste dokumenter... Nu kan køberen straks se, hvad der bekymrer ham i brevet og vil læse videre med interesse. Så lektionen af russiske eventyr hjælper os med at sælge varerne.
Denne teknik er dog velegnet til alle overbevisende breve. Tag for eksempel et følgebrev - det, hvormed vi sender et CV til en potentiel arbejdsgiver. Og du kan starte det sådan her:
Den ledige stilling som bankproduktchef for russiske virksomheder tiltrak mig straks min opmærksomhed! Jeg arbejder i øjeblikket for en produktionsvirksomhed, hvor jeg er ansvarlig for økonomi og udvikling. Men i mere end 4 år arbejdede jeg i en ledende stilling i banksektoren ...
Men er det sikkert, at adressaten vil være interesseret? Kan det ses herfra, at "vi stadig vil være nyttige for ham"? Det er bedre at vise mere tydeligt i begyndelsen af brevet, hvordan arbejdsgiveren vil gavne:
Jeg foreslår CJSC SuperInvest mit kandidatur til stillingen som leder af bankprodukter til russiske virksomheder. Jeg er klar til at tilbyde virksomheden min erfaring i banksektoren, viden om russiske virksomheders finansielle behov og en omfattende kundebase. Jeg er sikker på, at dette vil give mig mulighed for at sikre en stabil vækst i virksomhedens salg selv i krisetider for CJSC SuperInvest...
Og her viser det sig både mere overbevisende og mere attraktivt. Og her princippet ”Vil du have det og det? Gør det på min måde, og du får det!» arbejder. Det er kun tilbage at bruge det!