Indhold
I processen med at arbejde på et Excel-dokument bliver det ofte nødvendigt for flere personer at oprette forbindelse til det på én gang. Og meget ofte kan deres antal beregnes i flere snesevis. Derfor er spørgsmålet om samarbejde ikke begrænset til kun at forbinde mennesker, da de ofte kan foretage modstridende ændringer, der skal lære at redigere hurtigt og effektivt.
Hvem kan gøre det? En person, der har status som hovedbruger. Kort sagt, hvad skal der gøres for at gøre fælles arbejde med et dokument ikke kun muligt, men også effektivt?
At arbejde med en delt fil i Excel har sine egne karakteristika. Så nogle handlinger er ikke tilgængelige for brugere:
- Oprettelse af tabeller.
- Scenariestyring, herunder visning af dem.
- Fjernelse af ark.
- Brugere har ikke mulighed for at flette flere celler eller omvendt opdele tidligere flettede celler.
- Enhver operation med XML-data.
Hvordan kan disse begrænsninger omgås? Du skal blot fjerne den generelle adgang, og så returnere den, når behovet opstår.
Her er et andet regneark med nogle opgaver, der måske eller måske ikke er mulige, hvis du arbejder med flere personer på det samme regneark.
Først skal du forstå, hvilken fil der skal gøres tilgængelig for redigering af flere personer på én gang. Det kan enten være en ny fil eller en eksisterende.
Indstillinger
Alt, hvad du skal gøre for at dele en fil i Excel, er i afsnittet Bogdeling, som kan findes ved at gå til fanen Gennemse.
Et vindue vil dukke op med to faner. Vi er interesserede i den første, som åbner automatisk. Vi skal markere afkrydsningsfeltet ud for det element, der er markeret på skærmbilledet med et rødt rektangel. Med det gør vi det muligt for flere brugere at administrere et dokument.
Efter at vi har åbnet adgang til redigering, skal vi konfigurere den. For at gøre dette skal du åbne den anden fane.
Efter indtastning af parametrene bekræfter vi vores handlinger. For at gøre dette skal du venstreklikke på knappen "OK". Deling kan være åben for enhver bog, både ny og eksisterende. I det første tilfælde skal du finde på et navn til hende.
Derefter skal du gemme filen på din computer.
Vigtigt! Formatet skal være sådan, at filen kan åbnes af hver bruger med deres version af regneark.
Du skal gemme filen i en netværksshare eller mappe, der har adgang til de deltagere, der ønsker at bruge filen. Efter at mappen er valgt, skal vi bare klikke på knappen "Gem".
Det er dog ikke tilladt at bruge en webserver til at gemme den delte fil.
Efter at have udført alle de operationer, der er beskrevet ovenfor, skal du kontrollere, om det er muligt at forbinde andre mennesker. For at gøre dette skal du åbne fanen "Data" og finde punktet "Forbindelser" direkte under det. Hvis du klikker på den, vil du være i stand til at ændre links eller links. Hvis der ikke er nogen tilsvarende knap, er der ingen tilknyttede filer.
Derefter åbnes fanen "Status", ved hjælp af hvilken det er muligt at kontrollere forbindelserne. Det faktum, at alt er i orden, kan genkendes ved tilstedeværelsen af "OK"-knappen.
Excel giver dig også mulighed for at åbne en delt projektmappe. For at gøre dette skal du klikke på Office-knappen. Når pop op-panelet vises, skal vi vælge punktet "Åbn" og vælge den bog, der skal bruges til deling. Derefter skal du igen klikke på Office-knappen og åbne vinduet "Excel-indstillinger", som kan findes nederst.
I venstre side af vinduet, der vises, vil du være i stand til at vælge en kategori af indstillinger, men vi er interesserede i den allerførste, som indeholder de mest generelle parametre.
Gå derefter til punktet "Personlig indstilling", hvor du skal angive data, der giver dig mulighed for at filtrere brugere - brugernavn, kaldenavn.
Efter at have udført disse handlinger, bliver det muligt at redigere oplysningerne i dokumentet eller tilføje nogle data. Glem ikke at gemme dine ændringer efter at have foretaget dem.
Dette kan nogle gange give problemer, når du gemmer. For eksempel er deling kun tilgængelig for den første åbning, og når du forsøger at åbne dokumentet en anden gang, kaster programmet en fejl. Dette kan ske af følgende årsager:
- Hvis flere deltagere indtaster data på én gang i samme celle. Eller en hvilken som helst anden del.
- Generering af en ændringslog, der får projektmappen til at vokse i størrelse. Dette fører til problemer.
- Brugeren er blevet fjernet fra deling. I dette tilfælde vil det ikke kun fungere på hans computer at gemme ændringerne.
- Netværksressourcen er overbelastet.
For at løse problemet skal du tage følgende trin:
- Slet ændringsloggen eller slet redundante oplysninger fra den.
- Fjern overflødige oplysninger i selve dokumentet.
- Genstart deling.
- Åbn et Excel-dokument i en anden office-editor, og gem det derefter igen i xls-format.
Sandt nok, i de seneste versioner sker denne fejl ikke så ofte som i ældre.
Sådan får du vist medlemsaktivitet
I løbet af det fælles arbejde skal du konstant overvåge, så en af deltagerne ikke ødelægger noget. Derfor skal du lære at forstå, hvilke handlinger der blev begået af en af dem. For at gøre dette skal du udføre følgende trin.
- Gå til fanen "Anmeldelse", og find punktet "Rettelser". I menuen skal du vælge punktet "Vælg rettelser".
6 - Derefter vises et vindue, hvor du kan finde ud af, hvilke ændringer der er foretaget af brugerne. Denne liste genereres automatisk. Du kan bekræfte, at dette faktisk er tilfældet ved at se på afkrydsningsfeltet ud for det tilsvarende element i denne dialogboks.
7 I dette tilfælde vil kun de ændringer, der er foretaget siden sidste lagring, blive vist i listen i øverste venstre hjørne. Dette gøres for nemheds skyld, du kan altid se tidligere redigeringer i journalen.
- Hver deltager får tildelt en bestemt farve, som du kan forstå, hvem der har foretaget ændringerne. Etiketterne er i øverste venstre hjørne. Du kan også konfigurere sporing af ændringer efter tid, en bestemt bruger eller i et specifikt område, samt deaktivere deres visning.
8 - Når du svæver over en celle, der har et sådant mærke, dukker der en lille blok op, hvorfra du kan forstå, hvem der har lavet ændringerne.
9 - For at lave justeringer af reglerne for visning af rettelser skal du vende tilbage til indstillingsvinduet og derefter finde feltet "Tid tid", hvor du kan indstille et udgangspunkt for visning af ændringer. Det vil sige det tidspunkt, hvorfra rettelser vil blive vist. Du kan indstille perioden siden sidste lagring, indstille til at vise alle ændringer for altid, udelukkende ikke set, eller angive datoen, hvorfra de vil blive vist.
10 - Du kan også kontrollere visningen af rettelser kun foretaget af et bestemt medlem.
11 - Ved hjælp af det tilsvarende felt kan du indstille rækkevidden af det ark, hvor kommandoens handlinger skal logges.
Du kan også foretage andre ændringer ved at markere de relevante afkrydsningsfelter de rigtige steder.
Listen over ændringer er ikke dødvægt. Hovedbrugeren kan gennemgå andre deltageres redigeringer, bekræfte eller afvise dem. Hvordan gør man det?
- Gå til fanen "Anmeldelse". Der er en "Fixes"-menu, hvor brugeren kan administrere rettelser. I pop op-panelet skal du vælge muligheden "Accepter / afvis rettelser", hvorefter der vises et vindue, hvor rettelser vises.
13 14 - Udvælgelsen af redigeringer kan udføres efter de samme kriterier som beskrevet tidligere: efter tid, af en bestemt bruger eller inden for et bestemt område. Efter indstilling af de nødvendige parametre, tryk på OK-knappen.
- Dernæst vil alle justeringer, der opfylder betingelserne i det foregående trin, blive vist. Du kan acceptere en bestemt redigering eller afvise den ved at klikke på den relevante knap nederst i vinduet. Det er også muligt at batch acceptere eller afvise justeringer.
15
Nu er de nødvendige justeringer tilbage, og de ekstra er fjernet.
Sådan fjerner du en bruger fra excel-fil
Fra tid til anden bliver det nødvendigt at fjerne brugere fra co-authoring. Der kan være et stort antal årsager: de fik en anden opgave, deltageren begyndte at lave redigeringer fra en anden computer og så videre. Det er slet ikke svært at implementere denne opgave i Excel.
Først skal du åbne fanen "Anmeldelse". Der er en gruppe "Ændringer", hvor der er mulighed for "Adgang til bogen".
Derefter vises det samme vindue, som vi så tidligere, på skærmen. En liste over alle de personer, der kan foretage ændringer i tabellen, kan findes på fanen Rediger. For at fjerne en bruger, som vi ikke har brug for i øjeblikket, skal du finde den på denne liste, vælge den ved at trykke på venstre museknap og klikke på knappen "Slet", som er placeret nedenfor.
Dernæst vil Excel advare brugeren om, at rettelserne foretaget af denne deltager muligvis ikke bliver gemt, hvis han i øjeblikket foretager ændringer i projektmappen. Hvis du accepterer, så klik på "OK", og brugeren vil ikke længere blive delt.
Den bedste måde at begrænse brugen af en delt hovedbog på er at fjerne brugeren. Hvis dette ikke er egnet, kan du indstille retten til at se eller redigere bogen af en bestemt deltager.
Når det er sagt, er det vigtigt at huske, at nogle begrænsninger er indbygget i deling som standard. De er blevet beskrevet ovenfor. Lad os huske dem, for gentagelse er læringens moder.
- Det er forbudt at lave smarte tabeller, der automatisk opdaterer data og har mange andre funktioner.
- Du kan ikke administrere scripts.
- Der er en indbygget begrænsning for sletning af ark, tilslutning eller frakobling af celler.
- Udfør alle handlinger på XML-data. Med enkle ord er der begrænsninger for at strukturere en stor mængde data, herunder redigering af deres arrays. XML er en af de mest obskure filtyper for begyndere, men det er egentlig ret simpelt. Med denne type fil kan du overføre data ved at foretage batchændringer i dokumentet.
Kort sagt giver co-authoring dig mulighed for at udføre standardhandlinger på et dokument, men mere professionelle muligheder er kun tilgængelige for én person. Dette skyldes, at de samme makroer eller XML-batchændringer er noget sværere at rulle tilbage.
At deaktivere deling og derefter genaktivere det er en anden måde at begrænse, hvad Excel-brugere kan gøre. Du kan selv foretage de nødvendige ændringer og derved midlertidigt fratage andre personer muligheden for at redigere noget.
For at gøre dette skal du følge disse trin.
- Åbn fanen "Anmeldelse", gå til punktet "Korrektioner", og vælg punktet "Fremhæv revisioner" fra pop op-menuen.
- Derefter vises et vindue, hvor du skal fjerne markeringen i felterne ud for punkterne "Bruger" og "I rækkevidden".
- Derefter vises en ændringslog, som er nødvendig for sikkerhedskopiering af data.
Derefter kan du slå deling fra. For at gøre dette skal du på den samme fane på båndet vælge punktet "Adgang til bogen" og fjerne markeringen af "Tillad flere brugere at ændre filen."
Det er det, nu er deling deaktiveret.
Så det er ret nemt at opsætte co-authoring i Excel. Selvfølgelig er der nogle begrænsninger, der ikke tillader dig at bruge dokumentet fuldt ud. Men de løses ganske enkelt, det er nok at slå deling fra i et stykke tid, og så slå det til, når de nødvendige ændringer er foretaget.