Indhold
Excel er en af de bedste dataanalysesoftware. Og næsten alle mennesker på et eller andet tidspunkt af livet skulle håndtere tal og tekstdata og behandle dem under stramme deadlines. Hvis du stadig har brug for at gøre dette, så vil vi beskrive teknikker, der vil hjælpe med at forbedre dit liv markant. Og for at gøre det mere visuelt, vil vi vise, hvordan man implementerer dem ved hjælp af animationer.
Dataanalyse gennem Excel-pivottabeller
Pivottabeller er en af de nemmeste måder at automatisere informationsbehandling på. Det giver dig mulighed for at samle et stort udvalg af data, der absolut ikke er struktureret. Hvis du bruger det, kan du næsten for evigt glemme, hvad et filter og manuel sortering er. Og for at oprette dem skal du blot trykke på et par knapper og indtaste et par enkle parametre, afhængigt af hvilken måde at præsentere resultaterne på, du har brug for specifikt i en bestemt situation.
Der er mange måder at automatisere dataanalyse i Excel. Det er både indbyggede værktøjer og tilføjelser, der kan downloades på internettet. Der er også en tilføjelse "Analysis Toolkit", som er udviklet af Microsoft. Den har alle de nødvendige funktioner, så du kan få alle de resultater, du har brug for, i én Excel-fil.
Dataanalysepakken udviklet af Microsoft kan kun bruges på et enkelt regneark i én tidsenhed. Hvis det vil behandle oplysninger, der er placeret på flere, vil den resulterende information udelukkende blive vist på én. I andre vil intervaller blive vist uden nogen værdier, hvor der kun er formater. For at analysere oplysninger på flere ark skal du bruge dette værktøj separat. Dette er et meget stort modul, der understøtter et stort antal funktioner, især giver det dig mulighed for at udføre følgende typer behandling:
- Spredningsanalyse.
- Korrelationsanalyse.
- Kovarians.
- Beregning af glidende gennemsnit. En meget populær metode inden for statistik og handel.
- Få tilfældige tal.
- Udfør valghandlinger.
Denne tilføjelse er ikke aktiveret som standard, men er inkluderet i standardpakken. For at bruge det, skal du aktivere det. For at gøre dette skal du tage følgende trin:
- Gå til menuen "Filer", og der finder du knappen "Indstillinger". Gå derefter til "Tilføjelser". Hvis du har installeret 2007-versionen af Excel, skal du klikke på knappen "Excel-indstillinger", som er placeret i Office-menuen.
- Derefter vises en pop op-menu med titlen "Management". Der finder vi punktet "Excel-tilføjelser", klik på det og derefter - på knappen "Go". Hvis du bruger en Apple-computer, skal du blot åbne fanen "Værktøjer" i menuen og derefter finde punktet "Tilføjelser til Excel" i rullelisten.
- I dialogen, der dukkede op efter det, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for punktet "Analysepakke" og derefter bekræfte dine handlinger ved at klikke på knappen "OK".
I nogle situationer kan det vise sig, at denne tilføjelse ikke kunne findes. I dette tilfælde vil det ikke være på listen over tilføjelser. For at gøre dette skal du klikke på knappen "Gennemse". Du kan også modtage information om, at pakken mangler fuldstændigt fra denne computer. I dette tilfælde skal du installere det. For at gøre dette skal du klikke på knappen "Ja".
Før du kan aktivere analysepakken, skal du først aktivere VBA. For at gøre dette skal du downloade det på samme måde som selve tilføjelsen.
Sådan arbejder du med pivottabeller
Den indledende information kan være hvad som helst. Det kan være information om salg, levering, forsendelser af produkter og så videre. Uanset dette vil rækkefølgen af trin altid være den samme:
- Åbn filen, der indeholder tabellen.
- Vælg det celleområde, som vi vil analysere ved hjælp af pivottabellen.
- Åbn fanen "Indsæt", og der skal du finde gruppen "Tabeller", hvor der er en "Pivottabel"-knap. Hvis du bruger en computer under Mac OS-operativsystemet, skal du åbne fanen "Data", og denne knap vil være placeret på fanen "Analyse".
- Dette åbner en dialogboks med titlen "Opret pivottabel".
- Indstil derefter datavisningen til at matche det valgte område.
Vi har åbnet en tabel, hvor informationen ikke er struktureret på nogen måde. For at gøre dette kan du bruge indstillingerne for felterne i pivottabellen i højre side af skærmen. Lad os f.eks. sende "Ordrebeløb" i feltet "Værdier" og oplysninger om sælgere og salgsdatoen - i rækkerne i tabellen. Baseret på dataene i denne tabel blev beløbene automatisk bestemt. Hvis det er nødvendigt, kan du åbne oplysninger for hvert år, kvartal eller måned. Dette giver dig mulighed for at få de detaljerede oplysninger, du har brug for på et bestemt tidspunkt.
Sættet af tilgængelige parametre vil afvige fra hvor mange kolonner der er. For eksempel er det samlede antal kolonner 5. Og vi skal bare placere og vælge dem på den rigtige måde, og vise summen. I dette tilfælde udfører vi handlingerne vist i denne animation.
Du kan angive pivottabellen ved at angive f.eks. et land. For at gøre dette inkluderer vi punktet "Land".
Du kan også se oplysninger om sælgere. For at gøre dette erstatter vi kolonnen "Land" med "Sælger". Resultatet bliver følgende.
Dataanalyse med 3D-kort
Denne geo-referencede visualiseringsmetode gør det muligt at lede efter mønstre knyttet til regioner, samt analysere denne type information.
Fordelen ved denne metode er, at der ikke er behov for at registrere koordinaterne separat. Du skal blot skrive den geografiske placering korrekt i tabellen.
Sådan arbejder du med 3D-kort i Excel
Rækkefølgen af handlinger, du skal følge for at arbejde med 3D-kort, er som følger:
- Åbn en fil, der indeholder dataområdet af interesse. For eksempel en tabel, hvor der er en kolonne "Land" eller "By".
- De oplysninger, der vil blive vist på kortet, skal først formateres som en tabel. For at gøre dette skal du finde det tilsvarende element på fanen "Hjem".
- Vælg de celler, der skal analyseres.
- Gå derefter til fanen "Indsæt", og der finder vi knappen "3D-kort".
Herefter vises vores kort, hvor byerne i tabellen er repræsenteret som prikker. Men vi har egentlig ikke kun brug for tilstedeværelsen af oplysninger om bebyggelser på kortet. Det er meget vigtigere for os at se den information, der er knyttet til dem. For eksempel de beløb, der kan vises som kolonnens højde. Når vi har udført de handlinger, der er angivet i denne animation, vil de data, der er knyttet til den, blive vist, når du holder markøren over den tilsvarende kolonne.
Du kan også bruge et cirkeldiagram, som i nogle tilfælde er meget mere informativt. Cirklens størrelse afhænger af, hvad den samlede mængde er.
Prognoseark i Excel
Ofte afhænger forretningsprocesser af sæsonbestemte funktioner. Og sådanne faktorer skal tages i betragtning på planlægningsstadiet. Der er et særligt Excel-værktøj til dette, som du vil kunne lide med sin høje nøjagtighed. Det er væsentligt mere funktionelt end alle de ovenfor beskrevne metoder, uanset hvor fremragende de måtte være. På samme måde er anvendelsesområdet for det meget bredt - kommercielle, finansielle, marketing- og endda offentlige strukturer.
Vigtig: for at beregne vejrudsigten skal du have information for den tidligere tid. Kvaliteten af prognoser afhænger af, hvor langsigtede dataene er. Det anbefales at have data, der er opdelt i regelmæssige intervaller (f.eks. kvartalsvis eller månedligt).
Sådan arbejder du med prognosearket
For at arbejde med et prognoseark skal du gøre følgende:
- Åbn filen, som indeholder en stor mængde information om de indikatorer, som vi skal analysere. For eksempel i løbet af det seneste år (selvom jo flere jo bedre).
- Fremhæv to linjer med information.
- Gå til menuen "Data", og klik der på knappen "Forecast Sheet".
- Derefter åbnes en dialogboks, hvor du kan vælge typen af visuel repræsentation af prognosen: en graf eller et histogram. Vælg den, der passer til din situation.
- Indstil datoen, hvor prognosen skal slutte.
I eksemplet nedenfor giver vi oplysninger for tre år – 2011-2013. I dette tilfælde anbefales det at angive tidsintervaller og ikke specifikke tal. Det vil sige, at det er bedre at skrive marts 2013, og ikke et bestemt tal som den 7. marts 2013. For at få en prognose for 2014 baseret på disse data, er det nødvendigt at indhente data arrangeret i rækker med dato og indikatorer, der var i det øjeblik. Fremhæv disse linjer.
Gå derefter til fanen "Data" og se efter gruppen "Forecast". Gå derefter til menuen "Forecast sheet". Derefter vises et vindue, hvor vi igen vælger metoden til præsentation af prognosen og derefter indstiller den dato, hvor prognosen skal være færdig. Derefter klikker du på "Opret", hvorefter vi får tre prognosemuligheder (vist med en orange linje).
Hurtig analyse i Excel
Den tidligere metode er rigtig god, fordi den giver dig mulighed for at lave rigtige forudsigelser baseret på statistiske indikatorer. Men denne metode giver dig mulighed for rent faktisk at udføre en fuldgyldig business intelligence. Det er meget cool, at denne funktion er skabt så ergonomisk som muligt, da for at opnå det ønskede resultat skal du udføre bogstaveligt talt et par handlinger. Ingen manuelle beregninger, ingen nedskrivning af formler. Du skal blot vælge det interval, der skal analyseres, og sætte det endelige mål.
Det er muligt at oprette en række diagrammer og mikrografier lige i cellen.
Sådan arbejder du
Så for at fungere skal vi åbne en fil, der indeholder det datasæt, der skal analyseres, og vælge det passende interval. Når vi har valgt det, vil vi automatisk have en knap, der gør det muligt at lave en oversigt eller udføre en række andre handlinger. Det kaldes hurtig analyse. Vi kan også definere de beløb, der automatisk skal indtastes i bunden. Du kan tydeligere se, hvordan det fungerer i denne animation.
Den hurtige analysefunktion giver dig også mulighed for at formatere de resulterende data på forskellige måder. Og du kan bestemme, hvilke værdier der er mere eller mindre direkte i cellerne i histogrammet, der vises, efter at vi har konfigureret dette værktøj.
Brugeren kan også sætte en række markører, der angiver større og mindre værdier i forhold til dem i prøven. Således vil de største værdier blive vist med grønt, og de mindste med rødt.
Jeg vil virkelig tro, at disse teknikker vil give dig mulighed for betydeligt at øge effektiviteten af dit arbejde med regneark og opnå alt, hvad du ønsker så hurtigt som muligt. Som du kan se, giver dette regnearksprogram meget brede muligheder selv i standardfunktionalitet. Og hvad kan vi sige om tilføjelser, som er meget talrige på internettet. Det er kun vigtigt at bemærke, at alle tilføjelser skal kontrolleres omhyggeligt for virus, fordi moduler skrevet af andre personer kan indeholde skadelig kode. Hvis tilføjelserne er udviklet af Microsoft, kan de sikkert bruges.
Analysis Pack fra Microsoft er en meget funktionel tilføjelse, der gør brugeren til en ægte professionel. Det giver dig mulighed for at udføre næsten enhver behandling af kvantitative data, men det er ret kompliceret for en nybegynderbruger. Det officielle Microsoft-hjælpested har detaljerede instruktioner om, hvordan du bruger forskellige typer analyser med denne pakke.