Gruppering og opdeling af data i Excel. Trin for trin instruktioner med foto

Nu er informationsalderen kommet. Mængden af ​​data, som folk skal behandle hver dag, vokser mere og mere. Det gælder alle mulige livsområder, også arbejdet. Nu er der flere og flere områder af menneskelig aktivitet, hvor der er et akut behov for evnen til hurtigt at behandle store mængder information.

En af Excel-funktionerne, der giver dig mulighed for at gøre dette, er gruppering. Faktum er, at strukturering af information hjælper med at arbejde ikke med alle tilgængelige data, men kun med små dele. Hvis du pakker den samme type information i én blok, så er det nemmere for computeren og for personen selv. Der er næsten intet område, hvor strukturering af information ikke ville være efterspurgt:

1. Salgsdatabehandling. Lagerhuse modtager regelmæssigt enorme partier af en lang række varer med forskellige omkostninger, vægt, leverandør, navn og så videre. Strukturering af data gør det nemmere at navigere i al denne vifte af information.
2. Studier. Kvaliteten af ​​uddannelse og selvuddannelse er tæt forbundet med, hvor godt informationen er struktureret. Derfor, hvis du korrekt grupperer data af samme type side om side, vil det være lettere at udføre ikke kun praktiske opgaver relateret til f.eks. statistik, men også teoretiske opgaver, organisere lektier og så videre.
3. Regnskabsberetning. Revisorer skal jævnligt forholde sig til numre, som hver især har sammenhæng med andre numre. Og for at gøre det mere bekvemt at arbejde med et stort antal værdier uXNUMXbuXNUMX relateret til hinanden og information af en anden type, er det meget praktisk at bruge datagruppering.

Datagrupperingsfunktionen giver dig også mulighed for at skjule forældede oplysninger. Lad os se, hvordan det virker, og hvordan du kan bruge det.

Sådan indstilles funktionsparametre

For at arbejde med datagruppering skal du først konfigurere den. For at gøre dette skal du gå til fanen "Data" og finde muligheden "Struktur" der. Dernæst vises et pop-up panel, hvor du skal finde en knap i nederste højre hjørne.

Derefter vises et vindue, hvor du skal markere de relevante afkrydsningsfelter og trykke på OK-tasten. Disse indstillinger styrer, hvordan dataene vises.

Vigtig: i praksis finder mange det temmelig ubelejligt at vise totaler under dataene. Derfor kan du lade dette felt være umarkeret. Det anbefales også at markere boksen "Automatic Styles".

Når du har gennemført disse trin, kan du straks begynde at gruppere oplysninger.

Sådan grupperes data efter rækker

Lad os nu finde ud af, hvad der skal gøres for at gruppere rækker i praksis.

1. Opret en ny række over eller under dem, vi vil gruppere. Det hele afhænger af, hvilken metode til at vise resultaterne blev valgt på det foregående trin.
2. Det næste trin er at oprette en tabeltitel i øverste venstre celle i den tilføjede række. Dette vil være navnet på den gruppe, som celler vil blive kombineret i, som er fælles på et bestemt grundlag.
3. Vælg alle celler i området under den nyoprettede række eller over den (afhængigt af, hvad vi gjorde i det første trin). Derefter leder vi efter knappen "Struktur" på fanen data, og der finder vi muligheden "Gruppe". Det er vigtigt ikke at klikke på pilen eller navnet på kommandoen i pop op-panelet, men på ikonet.

Hvis du stadig klikker på pil ned, kommer en ekstra menu frem, hvor du kan vælge enten grupperingsfunktionen eller oprette en struktur. Vi er primært interesserede i gruppering på dette stadie.

Derefter vælger vi hovedfunktionen, som grupperingen vil blive udført med. Det kan være rækker eller kolonner. Hvis du ikke ændrer noget, er det første punkt valgt som standard. Efter at vi har sikret os, at indstillingerne er indstillet som vi har brug for, skal vi bekræfte vores handlinger ved at trykke på OK-knappen. Da vi grupperer efter række, behøver vi ikke ændre noget, vi skal blot dobbelttjekke.

Vigtig: hvis du, før du begynder at gruppere objekter, ikke markerer en celle, men hele kolonner eller rækker på koordinatpanelet, så vises denne dialogboks ikke. Programmet vil selv finde ud af, hvad det skal gøre.

Det faktum, at linjerne var grupperet, kan vi forstå ved minustegnet på koordinatpanelet. Dette fortæller os, at dataene blev afsløret. Nu kan vi skjule dem ved at klikke på dette ikon eller ved at klikke på 1-knappen lidt højere (det angiver graden af ​​gruppering).

Vi ser, at linjerne er skjulte, og minustegnet er ændret til et plus. For at åbne den ønskede linje, kan du klikke på den, og så vil programmet gøre det på egen hånd. Hvis du skal udvide alle linjerne, skal du klikke på knappen "2", som er placeret øverst på koordinatpanelet i dette tilfælde.

Sådan grupperes kolonner

For at gruppere kolonner er handlingsalgoritmen omtrent den samme:

1. Afhængigt af hvilke muligheder vi har valgt i indstillingerne, skal vi indsætte en ny kolonne til venstre eller højre for det område, der vil blive grupperet.
2. Vi skriver navnet på gruppen ned i den øverste celle i den viste kolonne.
3. Vi vælger alle de kolonner, som vi skal gruppere (bare lad den, vi tilføjede i første fase), og klik derefter på knappen "Gruppe" på samme måde som algoritmen beskrevet ovenfor.
4. Nu skal vi klikke på punktet "Kolonner" i det lille vindue og klikke på knappen "OK".
5. Held og lykke.

Bemærk. Ligesom ved gruppering af rækker, hvis vi markerer hele kolonner i den vandrette koordinatlinje, får vi ikke en lille dialogboks.

Sådan laver du gruppering på flere niveauer

Excel er et funktionelt program, men dets muligheder slutter ikke med gruppering på et niveau, som beskrevet i eksemplerne ovenfor. Der er også mulighed for at gruppere celler efter flere niveauer. Dette gøres på følgende måde:

1. Til at begynde med oprettes hovedgruppen på den ovenfor beskrevne måde. Undergrupper vil derefter blive tilføjet til den.
2. Herefter sørger vi for, at hovedgruppen bliver åbnet. I den udfører vi også handlingerne beskrevet ovenfor. De specifikke trin afhænger af, om personen arbejder med rækker eller kolonner.
3. Som et resultat kan der oprettes grupper på flere niveauer.

Instruktioner til opdeling af data

Der kan opstå en situation, når en tidligere oprettet gruppe eller undergruppe ikke længere er nødvendig. Der er en separat funktion til dette – “Ungroup”. For at implementere det skal du følge følgende trin:

1. Vælg de elementer, der er en del af gruppen.
2. Åbn fanen "Data".
3. Vi finder "Struktur"-gruppen der, åbn den med pilen nedenfor.
4. Der skal du klikke på knappen "Ophæv gruppering". Det er meget vigtigt at klikke på ikonet, ikke på inskriptionen.

Dernæst vælger vi præcis, hvad vi ønsker at opdele. Vi udvælger den vare, der er passende alt efter, hvad vi tidligere har grupperet. Når du har fuldført handlingen, skal du trykke på knappen OK.

OBS! Hvis der før det blev lavet en gruppering på flere niveauer, eller der blev oprettet flere forskellige grupper, så bør de reformeres separat.

Her får vi også et sådant resultat.

Dette er en generel algoritme til opdeling af celler, men som i enhver virksomhed er der mange nuancer. Lad os se på dem mere detaljeret.

Sådan opdeler du ark

Det kan være nødvendigt at opdele ark fra tid til anden. For at gøre dette skal du udføre følgende rækkefølge af handlinger:

1. Til at begynde med finder vi de ark, der er blevet grupperet. Hvis arkene er blevet grupperet på forhånd, vil de blive vist i samme farve, eller titlen vil være med fed skrift.
2. Derefter skal du højreklikke på et af arkene fra gruppen og derefter klikke på knappen "Ungroup sheets" i kontekstmenuen. Nu vil de blive opløst, og alle ændringer vil blive foretaget på dem uafhængigt af de andre.

En anden måde at opdele ark er ved at bruge Shift-tasten og derefter klikke på det aktive ark i den gruppe, du vil opdele. Det vil sige, at du skal definere den gruppe, hvis ophævelse af grupperingen er påkrævet, derefter klikke på en af ​​fanerne, og derefter klikke på den, mens du holder Shift-tasten nede.

Efter ændringerne er foretaget, kan du nu gruppere nogle af arkene. For at gøre dette skal du trykke på Ctrl- eller Cmd-tasten (den første er til computere, der kører Windows, og den anden er til Apple-teknologi), og mens du holder knappen nede, skal du skiftevis klikke på de ark, du vil kombinere til en gruppe. Derefter vil programmet gøre alt for brugeren.

Sådan opdeles gruppering af manuelt grupperede data

Før du ophæver celler, skal du først forstå, hvordan de blev grupperet: manuelt eller automatisk. Manuel gruppering betragtes som metoden beskrevet ovenfor. Automatisk generering af grupper er, når de oprettes ved hjælp af bestemte funktioner. For eksempel efter generering af subtotaler. At denne mulighed blev brugt, kan forstås ud fra linjen "Mellemresultater".

Hvis dataene var grupperet gennem funktionen af ​​samme navn Excel, så for at opløse den, skal du sikre dig, at gruppen er installeret. Hvis ikke, så skal du klikke på + knappen på sidebjælken til venstre. At gruppen er indsat, kan vi bedømme på knappen – samme sted. Når vi udvider en gruppe, begynder vi at se både skjulte rækker og grupper. Derefter skal du ved hjælp af tastaturet eller venstre museknap vælge alle cellerne i gruppen, og derefter - ifølge algoritmen beskrevet ovenfor.

De færreste ved, at der er en anden måde at fjerne gruppering af manuelt grupperede celler på – ved hjælp af genvejstaster.

For at gøre dette skal du først vælge de kolonner, der er blevet grupperet, og derefter trykke på Alt + Shift + Venstre piletasterne. Hvis arbejdet udføres på en computer styret under Mac OS, skal du bruge tastekombinationen Command + Shift + J.

Sådan opdeles gruppering af data grupperet automatisk

Hvis det som et resultat af kontrollen, der blev udført i det foregående afsnit, viste sig, at dataene blev grupperet automatisk, så er alt noget mere kompliceret, da standardfunktionen ophæv gruppering ikke fungerer i dette tilfælde. Handlinger afhænger af, hvad der præcist udførte grupperingen af ​​data. Hvis dette er funktionen "Subtotaler", er rækkefølgen af ​​handlinger som følger:

1. Vi åbner den samme fane med data på hovedpanelet (eller båndet, som det også ofte kaldes).
2. Når vi har klikket på knappen "Subtotaler" (hvilket er præcis, hvad vi skal gøre som et andet trin), vil vi have et vindue. Selve knappen er placeret i samme sektion - Struktur. Derefter vises et vindue, hvor vi skal klikke på knappen "Slet alle". Det kan findes i nederste venstre hjørne af vinduet eller andre steder (afhængigt af versionen af ​​Office og det specifikke regnearksprogram).

OBS! Denne metode fjerner ikke kun gruppen, men også subtotaler. Derfor, hvis du skal beholde dem, er det bedre at kopiere gruppeelementerne til et andet ark og bruge dem som ugrupperede.

En stærk anbefaling til enhver operation med en tabel til gruppering eller opdeling af data. Før du gør dette, skal du lave en kopi af den originale tabel. I dette tilfælde kan du gendanne den oprindelige visning af dokumentet, hvis noget ikke går efter planen.

Excel har således en meget bred funktionalitet til strukturering af data. Selvfølgelig vil det ikke være i stand til at gøre alt for en person, men det giver dig mulighed for mere bekvemt at organisere arbejdet med strukturerede data. Resten skal personen selv klare. Dette er dog et meget funktionelt værktøj, der vil være meget nyttigt for dem, der skal arbejde med enorme mængder numerisk og tekstlig information.